“Shop giao thiếu hàng.” “Hàng không đúng mẫu.” “Hộp bị móp từ trước.” Đây là những khiếu nại mà seller nào cũng từng gặp. Khó nhất không phải là xử lý, mà là chứng minh. Không có bằng chứng, seller thường chỉ còn cách hoàn tiền và chịu thiệt.
Video đóng gói: bằng chứng khi khiếu nại
Một video đóng gói tốt cần:
- Thấy rõ mã vận đơn hoặc mã đơn hàng ở đầu video.
- Thấy rõ từng sản phẩm được cho vào hộp, đủ số lượng.
- Quay liên tục, không cắt ghép, đến khi hộp được niêm phong.
- Lưu trữ đủ lâu để đối chiếu khi có khiếu nại.
Với hàng giá trị cao hoặc hàng dễ vỡ, video gần như là bắt buộc.
Camera không để bắt lỗi người, mà để tìm lỗi quy trình
Nhiều kho lắp camera chỉ để “giám sát”. Kho làm nghề dùng camera theo cách khác: họp review định kỳ, cùng xem lại những ca có lỗi, phân tích vì sao lỗi xảy ra, sửa quy trình và đào tạo lại. Mục tiêu không phải tìm ra ai sai, mà tìm ra vì sao quy trình để cái sai xảy ra.
Đào tạo nhân viên mới
Nhân viên mới cần được kèm cặp, làm theo SOP có hình ảnh, và kiểm tra trước khi đứng một mình ở khâu quan trọng như lấy hàng hay đóng gói. Chính những đoạn video review lỗi cũ là tài liệu đào tạo thực tế nhất.
Những chỉ số kho nên theo dõi
- Tỷ lệ đơn sai (sai mã, thiếu hàng).
- Tỷ lệ đơn xuất đúng hạn theo giờ chốt của sàn.
- Năng suất lấy hàng, đóng gói theo ca.
- Tỷ lệ khiếu nại và thời gian xử lý khiếu nại.
Góc nhìn người trong nghề
Một lỗi xảy ra một lần có thể là do người. Nhưng một lỗi lặp lại hai lần là lỗi của quy trình. Kho nào hiểu điều đó sẽ ít đổ lỗi hơn, và cải tiến nhanh hơn.
Tìm hiểu cách AFULO vận hành tại trang Giới thiệu, hoặc dịch vụ tư vấn setup kho nếu bạn muốn xây dựng hệ thống SOP và KPI cho kho của mình.
Nhận tư vấn miễn phí