Chuyển kho fulfillment giữa chừng: cắt việc thế nào để không đứt đơn

Việc chuẩn bị cho một lần chuyển kho thường bắt đầu bằng ba câu hỏi: thuê mấy xe, cần bao nhiêu người, mất mấy ngày.

Cả ba đều là câu hỏi dễ. Và không câu nào trong đó quyết định shop có đứt đơn hay không.

Thứ làm đứt đơn không phải xe tải

Một mã hàng ngừng bán được từ lúc nó rời khỏi kệ ở kho cũ cho tới lúc nó có một ô cụ thể ở kho mới và hệ thống biết ô đó là ô nào. Quãng đường giữa hai kho chỉ chiếm vài tiếng trong khoảng đó. Phần còn lại là bốc xếp, kiểm đếm, lên kệ, gán vị trí và cập nhật hệ thống.

Nói cách khác, chuyển kho không phải bài toán vận tải. Nó là bài toán một món hàng tạm thời không tồn tại ở nơi nào bán được — và việc cần làm là rút ngắn khoảng đó cho đúng những mã hàng đáng rút ngắn.

Ba cách cắt việc, và cái giá của từng cách

Cách thứ nhất là chuyển một phát: đóng kho, chuyển hết, mở lại. Dễ tổ chức nhất vì chỉ cần làm một lần. Cái giá là mọi mã hàng ngừng bán cùng lúc trong suốt thời gian đó.

Cách thứ hai là cắt theo khu kệ: dãy A đi hôm nay, dãy B hôm sau. Thuận tay cho kho vì hàng cùng dãy đi cùng chuyến. Nhưng dãy kệ được xếp theo kích thước hoặc theo ngành hàng, không theo tốc độ bán — nên cách này chia đều nỗi đau cho mọi mã, trong đó có cả những mã đang gánh phần lớn doanh thu.

Cách thứ ba là cắt theo tốc độ bán. Hàng chậm đi trước và chịu ba ngày không bán được; hàng nóng đi cuối cùng và chỉ ngừng vài tiếng trong đêm.

Để so ba cách bằng một con số, có thể cộng tỷ trọng đơn của từng nhóm nhân với số ngày nhóm đó không bán được. Với giả định nhóm A chiếm 80% số đơn, nhóm B 15%, nhóm C 5%, kết quả lần lượt là 2,00 — 1,00 — 0,44. Cách thứ ba rẻ hơn cách thứ nhất khoảng bốn lần rưỡi, và nó không tốn thêm một đồng tiền xe nào.

Tỷ trọng ở trên là giả định. Thay số thật của shop vào thì ra con số của chính mình, và với shop có phân bố lệch hơn — chẳng hạn 20 mã gánh 90% đơn — khoảng cách còn giãn rộng hơn nữa.

Chia nhóm theo số đơn, không theo giá trị tồn

Có một chỗ dễ nhầm ở bước này. Phân loại ABC quen thuộc trong kho thường chia theo giá trị tồn — và với việc quản lý vốn thì đó là cách đúng. Nhưng để chuyển kho, tiêu chí phải là số đơn có chứa mã đó, vì cái mình đang muốn giảm là số đơn bị ảnh hưởng chứ không phải số tiền nằm trên kệ.

Một mã hàng giá trị cao nhưng mỗi tháng bán ba cái thì nằm nhóm C, đi chuyến đầu tiên, và không ai nhận ra nó vắng mặt ba ngày. Bài phân loại ABC trong kho có phần nói kỹ hơn về việc cùng một kho có thể có vài cách xếp hạng khác nhau cho những mục đích khác nhau.

Hàng chậm đi trước — nghe ngược nhưng đúng

Phản xạ tự nhiên là chuyển hàng quan trọng trước cho yên tâm. Nên làm ngược lại, vì hai lý do.

Kho mới cần thời gian để học. Những ngày đầu ở một mặt bằng lạ, đội kho chưa thuộc đường đi, chưa quen bản đồ vị trí, chưa biết chỗ nào dễ nhầm. Mọi sai sót trong giai đoạn đó là sai sót chắc chắn xảy ra — và nên để chúng xảy ra trên nhóm hàng mà một ngày chậm cũng không ai phàn nàn.

Hàng chậm chiếm chỗ nhiều nhất. Nhóm C thường là hơn một nửa số mã và phần lớn diện tích kệ. Đưa nó đi trước nghĩa là khi nhóm A tới vào đêm cuối, kho mới đã có sẵn kệ trống đúng chỗ, không phải vừa dỡ vừa nghĩ xếp vào đâu.

Mười ngày trước khi xe chạy

Lịch trên là cho một kho vài nghìn mã. Kho lớn hơn thì giãn mỗi chặng ra chứ không rút ngắn — ép lịch là nguyên nhân phổ biến nhất khiến tồn kho lệch sau khi chuyển.

Mốc duy nhất không dời được là D+1, đổi địa chỉ lấy hàng trên từng sàn và từng hãng vận chuyển. Không làm sớm hơn được, vì đổi trước khi hàng thật sự nằm ở kho mới thì xe sẽ tới một kho không có hàng. Cũng không nên làm muộn hơn, vì mỗi ngày chậm là một ngày đơn vẫn chạy về địa chỉ cũ.

Dữ liệu phải khớp trước khi hàng rời kho

Dòng thứ hai trong bảng là dòng hay bị bỏ qua nhất, và nó đáng được nói thẳng: chuyển kho không sửa được lệch tồn. Nó chỉ làm cho lệch tồn không còn truy được nữa.

Nếu trước khi chuyển hệ thống báo 120 cái mà đếm tay ra 114, thì sau khi chuyển con số 114 sẽ trở thành số đúng và sáu cái kia biến mất khỏi mọi hồ sơ — không ai còn biết chúng mất ở đâu, lúc nào, vì ai. Kiểm kê trước khi chuyển không phải thủ tục; nó là lần cuối cùng còn trả lời được câu hỏi đó. Bài kiểm kê mà không đóng kho có cách làm việc này mà không phải dừng bán.

Ngày chạy: thứ tự trong xe quyết định thứ tự lên kệ

Hàng xếp lên xe sau cùng là hàng dỡ xuống đầu tiên. Nghe hiển nhiên, nhưng rất ít đợt chuyển kho tận dụng điều đó.

Cách làm: xếp lên xe theo thứ tự ngược với thứ tự muốn lên kệ. Trong chuyến chở nhóm A, những mã bán chạy nhất trong nhóm A nằm ngoài cùng cửa xe, để chúng là thứ đầu tiên chạm kệ ở kho mới và là thứ đầu tiên mở bán lại. Chênh lệch giữa làm và không làm thường là một đến hai tiếng trên nhóm hàng đắt giá nhất — đúng khoảng thời gian mà giờ cut-off của hãng vận chuyển không chờ ai.

Việc này cần một người đứng ở cửa xe cầm danh sách và nói thùng nào lên trước. Nó không cần thiết bị gì, chỉ cần quyết định trước chứ đừng quyết định lúc đang bốc.

Việc tốn thời gian nhất ở kho mới không phải bê hàng

Bê một pallet hàng vào kho mất vài phút. Gán cho từng mã một ô cụ thể, dán nhãn ô đó, rồi cập nhật vị trí vào hệ thống để người khác tìm được — mất gấp nhiều lần.

Và đây là phần quyết định mã hàng bán lại được lúc nào. Một thùng hàng nằm giữa lối đi ở kho mới, dù đã tới nơi an toàn, vẫn là một mã hàng không bán được, vì không ai nhặt được nó trong một đơn.

Nên kế hoạch chuyển kho cần tách riêng hai đầu việc này và đo riêng. Nếu đội kho mới gán được 300 mã một ngày thì kho 3.000 mã cần mười ngày cho riêng việc gán vị trí — và con số đó mới là con số định hình cả lịch trình, chứ không phải số chuyến xe. Cách đặt mã và đặt tên ô kệ ở sơ đồ bố trí kho ảnh hưởng trực tiếp tới tốc độ này.

Tuần đầu ở kho mới: cái gì sẽ sai

Ba thứ gần như chắc chắn xảy ra, và biết trước thì không hoảng.

Năng suất đóng gói giảm. Người cũ ở kho mới vẫn phải tìm đường. Mức giảm 20–30% trong tuần đầu là bình thường; cần tính thêm người cho tuần đó thay vì ép đội hiện tại chạy bù.

Tỷ lệ nhặt sai tăng. Chủ yếu ở những mã giống nhau về hình dáng mà ở kho cũ nằm cách xa nhau, sang kho mới lại thành cạnh nhau. Nên rà riêng nhóm này khi gán vị trí.

Tồn kho lệch. Luôn có. Mốc D+7 trong lịch là để tìm nó khi còn truy được nguyên nhân — để lâu thì chỉ còn cách chấp nhận con số mới, như đã nói ở bài chênh lệch tồn kho.

Khi nào không nên chuyển

Ba trường hợp nên hoãn, kể cả khi kho mới đã sẵn sàng.

Đang trong mùa cao điểm hoặc cách mùa dưới sáu tuần. Chuyển kho tiêu tốn đúng thứ mà mùa sale cần nhất: sự chú ý của người quản lý và năng suất của đội kho.

Kho mới chưa có bản đồ vị trí. Nếu câu trả lời là “cứ đưa hàng sang rồi xếp dần”, thì khoảng thời gian hàng không bán được sẽ do kho mới quyết định chứ không phải mình.

Hợp đồng kho mới dưới hai năm. Chi phí một lần chuyển kho — tính cả đơn mất, năng suất giảm và thời gian của người quản lý — thường lớn hơn khoản tiết kiệm được trong năm đầu. Đây cũng là một trong bốn câu nên hỏi trước khi ký, như ở bài thuê kho fulfillment ở Hà Nội.

Còn nếu đang chuyển vì nhà cung cấp hiện tại không đáp ứng được, thì việc cần làm trước khi tìm kho mới là viết ra bằng con số những gì đã sai: tỷ lệ giao trễ bao nhiêu, sai sót bao nhiêu phần nghìn đơn, chậm bao nhiêu phút so với giờ cut-off. Không có ba con số đó thì kho mới cũng chỉ là một kho khác, chứ chưa chắc là một kho tốt hơn.