Phân loại ABC trong kho: vì sao xếp theo doanh số là sai

Phân loại ABC trong kho là kỹ thuật gần như ai làm vận hành cũng nghe qua, và phần lớn làm sai ở đúng bước đầu tiên: họ xếp hạng theo doanh số.

Sai này đến từ sách kế toán. Trong kế toán, ABC dùng để phân loại hàng tồn theo giá trị: nhóm A chiếm phần lớn tiền, cần kiểm soát chặt. Hoàn toàn hợp lý — cho mục đích kế toán.

Nhưng trong kho, ABC trả lời một câu hỏi khác hẳn: hàng nào nên nằm gần?

Và câu trả lời không liên quan gì tới tiền. Một thùng hàng trị giá 50 triệu nằm im cả tháng không khiến ai phải đi bộ. Một gói hàng 30 nghìn được lấy 200 lần một tháng thì khiến nhân viên đi 200 lượt.

Tiền không làm ai đi bộ. Số lượt lấy mới làm.

Hai bảng xếp hạng cho cùng một kho

Nói lý thuyết thì trừu tượng. Xem một ví dụ. Giả sử một kho bán hàng mẹ và bé có dữ liệu 30 ngày như sau:

Xếp theo doanh số, nhóm A sẽ là: máy hút sữa, sữa công thức, xe đẩy, bỉm tã.

Xếp theo số lượt lấy, nhóm A là: bỉm tã, khăn ướt, bình sữa, núm ti.

Hai bảng gần như ngược nhau.

Nếu xếp theo doanh số, bạn sẽ đặt xe đẩy và nôi cũi ở vị trí đẹp nhất trong kho — hai món to nhất, chiếm chỗ nhất, và cả tháng chỉ được lấy 18 với 9 lần. Trong khi núm ti thay thế, món bé bằng bàn tay, được lấy 172 lần, lại nằm ở dãy cuối.

Mỗi ngày nhân viên đi thừa vài trăm mét. Mỗi tháng là vài chục cây số. Và không ai nhận ra, vì trên giấy tờ kho vẫn được “sắp xếp khoa học theo giá trị”.

Cách tính đúng, từng bước

Bước 1 — Lấy đúng loại dữ liệu

Xuất từ hệ thống dữ liệu 30 ngày gần nhất, cần đúng một thứ: mỗi SKU xuất hiện trong bao nhiêu đơn hàng khác nhau.

Ba cái bẫy cần tránh:

• Không lấy số lượng bán. Bán 1.000 hộp trong 10 đơn là 10 lượt đi, không phải 1.000.
• Không lấy doanh thu. Như đã nói ở trên.
• Không lấy dữ liệu 7 ngày. Quá ngắn, một đợt khuyến mãi là lệch hết. 30 ngày là tối thiểu; 60 đến 90 ngày thì ổn định hơn.

Bước 2 — Cộng dồn và cắt nhóm

Sắp giảm dần theo số lượt. Tính cột phần trăm cộng dồn. Từ đầu tới khi cộng dồn đạt 80% là nhóm A; từ 80% tới 95% là nhóm B; phần còn lại là nhóm C.

Đừng cứng nhắc chuyện “phải đúng 20% SKU”. 20/80 là quy luật quan sát, không phải công thức. Có kho nhóm A chỉ 12% SKU, có kho tới 35%. Cắt theo phần trăm cộng dồn mới đúng.

Bước 3 — Gán vị trí

• Nhóm A: gần khu đóng gói nhất, tầng ngang hông tới ngang vai
• Nhóm B: vòng giữa, tầng nào cũng được
• Nhóm C: dãy xa, tầng sát sàn hoặc tầng cao, hoặc để nguyên trong thùng

Bước 4 — Cập nhật mã vị trí ngay khi dời

Dời hàng mà quên cập nhật mã vị trí trên hệ thống thì hôm sau cả kho đứng hình. Đổi ô nào cập nhật ô đó, không dồn tới cuối ngày.

Khi đường cong phẳng — tình huống ít ai bàn

Làm xong bảng cộng dồn, có thể bạn sẽ gặp tình huống này: nhóm 20% SKU đầu chỉ chiếm 45% số lượt, chứ không phải 80%.

Đường cong phẳng. ABC lúc này gần như không giúp được gì, vì không có nhóm nào thật sự nổi trội để ưu tiên.

Đây không phải lỗi của bạn. Nó là một tín hiệu về mô hình kinh doanh, và thường có hai nguyên nhân.

Một là quá nhiều SKU na ná nhau. Một mẫu áo có 6 màu nhân 5 size thành 30 SKU, mỗi cái bán lác đác. Cộng lại thì bán chạy, nhưng chia ra thì cái nào cũng thường.

Hai là đuôi dài của sàn. Bán trên sàn thương mại điện tử dễ sinh ra hàng trăm SKU mà mỗi cái chỉ bán vài đơn một tháng.

Với đường cong phẳng, đừng cố ép ABC. Chuyển sang hai cách khác: gom theo họ sản phẩm — 30 SKU của cùng một mẫu áo nên nằm cạnh nhau vì nhân viên thường lấy chúng trong cùng một chuyến; và rà lại danh mục — nếu 40% SKU cả tháng không bán được đơn nào, vấn đề không nằm ở kho mà nằm ở việc nhập hàng.

Chiều thứ hai — lượt lấy trên mỗi mét khối

Đây là phần ít kho ở Việt Nam làm, và nó tạo khác biệt thật.

ABC thuần chỉ xét một biến: số lượt lấy. Nhưng vị trí đẹp trong kho là tài nguyên có hạn, và mỗi SKU tiêu thụ tài nguyên đó khác nhau.

Cùng nằm nhóm A với 200 lượt lấy mỗi tháng, nhưng núm ti chiếm khoảng 0,002 m³ còn bỉm tã gói đại chiếm 0,06 m³ — gấp ba mươi lần. Chỗ dành cho một gói bỉm có thể chứa 30 hộp núm ti. Nếu 30 hộp núm ti đó cộng lại được lấy nhiều lượt hơn một gói bỉm, thì đặt núm ti ở đó lợi hơn.

Cách xử lý: thêm một cột lượt lấy chia cho thể tích chiếm chỗ, rồi xếp hạng theo cột đó thay vì theo số lượt thuần.

Không cần đo chính xác từng SKU. Chia thô làm ba mức — nhỏ, vừa, cồng kềnh — cũng đủ để phát hiện những món đang chiếm chỗ đẹp một cách lãng phí.

Hàng cồng kềnh mà chạy nhiều thì sao? Cho nó vị trí riêng: gần lối ra, tầng sát sàn, không phải trên kệ. Lấy hàng nặng ở tầng ngang vai là vừa chậm vừa nguy hiểm.

Chiều thứ ba — những món hay đi cùng nhau

ABC xếp từng SKU riêng lẻ. Nhưng đơn hàng thật thường có nhiều món, và có những cặp gần như luôn xuất hiện cùng nhau. Bỉm và khăn ướt. Bình sữa và núm ti. Sữa và bình.

Nếu hai món hay đi cùng nhau mà nằm ở hai đầu kho, mỗi đơn có cả hai là một chuyến đi xuyên kho. Đặt chúng cạnh nhau — kể cả khi một món thuộc nhóm B — thì mỗi đơn tiết kiệm được cả lượt đi.

Cách tìm không khó: xuất dữ liệu đơn hàng, đếm xem cặp SKU nào hay xuất hiện chung trong một đơn nhất. Lấy 20 cặp đầu bảng và xem chúng đang nằm ở đâu. Thường sẽ thấy vài cặp đang nằm cách nhau rất xa mà không ai để ý.

Đây là loại tối ưu không cần đầu tư đồng nào, chỉ cần đổi chỗ vài chục ô.

Đổi chỗ mà không phải đóng kho

Nỗi lo lớn nhất khi xếp lại vị trí là phải dừng hoạt động. Không cần.

• Làm theo từng dãy, không làm cả kho. Mỗi buổi một dãy. Dãy đang đổi thì tạm không nhận lệnh lấy hàng.
• Làm vào khung giờ thấp điểm — thường là sau giờ cut-off, khi đơn trong ngày đã bàn giao xong.
• Dùng ô đệm. Chừa vài ô trống làm chỗ trung chuyển, tránh phải dời A đi mới có chỗ đặt B.
• Cập nhật mã vị trí ngay tại chỗ. Người dời hàng cầm luôn máy quét, dời tới đâu cập nhật tới đó.

Một kho vài trăm mét vuông thường xếp lại xong trong ba tới năm buổi, chạy song song với vận hành bình thường. Nguyên tắc giống cách kiểm kê mà không phải đóng kho.

Bao lâu làm lại một lần

Ba tháng một lần cho phần lớn kho. Và bắt buộc một lần trước mùa cao điểm ít nhất sáu tuần.

Không phải sát ngày. Xếp lại kho vào cuối tháng 10 để kịp 11/11 là quá muộn — lúc đó hàng đã về ùn ùn, không còn chỗ xoay trở.

Mỗi lần làm lại không cần đảo hết. Chỉ cần so bảng xếp hạng mới với bảng cũ, xem SKU nào vừa lọt vào nhóm A và SKU nào vừa rơi ra. Thường chỉ vài chục ô thay đổi.

Năm lỗi hay gặp

• Xếp theo doanh số. Lỗi gốc, đã nói ở đầu bài.
• Xếp theo nhà cung cấp. Rất phổ biến vì hàng về theo lô của từng nhà cung cấp, cất luôn cho tiện. Nhưng nhân viên lấy hàng theo đơn của khách, không theo nhà cung cấp.
• Làm một lần rồi quên. Bảng xếp hạng tháng 3 đến tháng 11 đã sai hoàn toàn.
• Quên cập nhật mã vị trí. Đổi chỗ xong mà hệ thống vẫn chỉ vào ô cũ thì tệ hơn là không đổi.
• Để hàng nhóm A ở tầng sát sàn. Gần khu đóng gói rồi nhưng vẫn phải cúi ba trăm lần một ngày thì chỉ giải quyết được một nửa vấn đề.

Một phép thử trong mười phút

In danh sách các món đã lấy trong ngày hôm qua. Cầm bút, đi một vòng kho, đánh dấu vị trí từng món trên sơ đồ bố trí kho.

Nếu các dấu tập trung thành một cụm gần khu đóng gói — kho đang được xếp đúng.

Nếu các dấu rải khắp kho — ABC chưa được làm, hoặc đã làm nhưng từ lâu rồi.

Phép thử này không cần phần mềm, không cần dữ liệu xuất ra, và nói thật ngay trong mười phút.

Kết

Phân loại ABC không phải việc làm cho có trong bộ quy trình. Nó là cách trả lời một câu hỏi rất cụ thể: trong hàng nghìn ô kệ, ô nào nên dành cho món nào.

Trả lời đúng thì mỗi ngày tiết kiệm vài trăm lượt đi bộ. Trả lời sai — mà cách sai phổ biến nhất là xếp theo tiền thay vì theo số lượt — thì kho vẫn chạy, vẫn có vẻ ngăn nắp, chỉ là chậm hơn đáng lẽ phải có, mãi mãi.