Sơ đồ bố trí kho fulfillment: chia vùng theo tần suất xuất hàng

Sơ đồ bố trí kho fulfillment là thứ quyết định chi phí vận hành của bạn trong suốt hai năm tới, và phần lớn mọi người vẽ nó sai ngay từ ngày đầu — vì họ chia kho theo ngành hàng.

Mỹ phẩm một khu. Thực phẩm một khu. Sách một khu. Nhìn sơ đồ rất gọn mắt, rất dễ giải thích cho người ngoài. Và nó sai.

Đó là cách một cửa hàng sắp xếp, vì khách hàng đi tìm theo loại sản phẩm. Kho fulfillment thì ngược lại: không ai đi tìm cả. Nhân viên được hệ thống bảo đi đến ô nào thì đến ô đó. Thứ duy nhất quan trọng là quãng đường từ ô đó về bàn đóng gói.

Con số ít người đo: 60–70% thời gian là đi bộ

Nếu bạn đứng bấm giờ một nhân viên soạn đơn trong một ca, bạn sẽ thấy một tỷ lệ làm nhiều chủ kho giật mình.

Thời gian cầm hàng lên rất ngắn — vài giây. Thời gian quét mã vài giây nữa. Phần còn lại, chiếm khoảng 60 đến 70% cả ca, là đi từ ô này sang ô khác.

Nghĩa là khi bạn tối ưu kho, thứ bạn đang tối ưu không phải tốc độ tay người lấy hàng. Đó là quãng đường họ phải đi.

Và quãng đường đó do sơ đồ bố trí quyết định, không do nhân viên quyết định. Một người chăm chỉ trong kho bố trí kém vẫn đi nhiều hơn một người bình thường trong kho bố trí tốt.

Quy tắc 20/80 trong kho, và “vùng vàng”

Trong gần như mọi kho thương mại điện tử, khoảng 20% số SKU tạo ra 80% số lượt lấy hàng. Tỷ lệ chính xác thì mỗi kho một khác, nhưng độ lệch thì luôn rất lớn.

Điều đó có nghĩa: nếu bạn đặt đúng 20% SKU đó vào chỗ gần nhất, bạn đã rút ngắn 80% số lượt đi.

Chỗ gần nhất ấy gọi là vùng vàng. Và vùng vàng có hai chiều, không phải một.

Chiều ngang — khoảng cách tới bàn đóng gói

Ô càng gần khu đóng gói càng quý. Hàng chạy nhiều nằm đầu dãy, hàng chạy ít nằm cuối dãy, hàng gần như không chạy nằm ở dãy xa nhất hoặc cất trong thùng.

Chiều dọc — độ cao trên kệ

Đây là chiều mà rất nhiều người bỏ qua.

Tầm từ ngang hông đến ngang vai là tầm lấy hàng tốt nhất: không cúi, không với, không cần thang. Hàng chạy nhiều phải nằm ở tầng này.

Tầng sát sàn và tầng trên vai là hai tầng tệ nhất. Cúi xuống lấy một món hàng nhẹ thì không sao, làm ba trăm lần một ngày thì thành đau lưng — mà người đau lưng là người soạn sai nhiều hơn. Hai tầng này dành cho hàng chạy chậm và hàng lưu trữ số lượng lớn.

Một cách kiểm tra nhanh: đứng giữa dãy kệ, nhìn tầng ngang vai. Nếu ở đó toàn hàng ít ai mua, còn hàng bán chạy nằm dưới sàn, thì kho đang chạy sai và chưa ai nhận ra.

Cửa vào không nên là cửa ra

Luồng di chuyển của hàng trong kho nên có hình chữ I hoặc chữ U.

• Chữ I: hàng vào một đầu, đi thẳng qua các khu, ra ở đầu kia. Hợp với kho dài và hẹp.
• Chữ U: hàng vào và ra cùng một phía nhưng hai cửa khác nhau, đi vòng bên trong. Hợp với kho vuông, và tiện vì cả hai khu đều gần bãi xe.

Kiểu duy nhất nên tránh là hàng vào và hàng ra dùng chung một cửa, chung một lối. Khi đó xe nhập hàng và xe lấy hàng đi ngược chiều nhau suốt ngày.

Hậu quả của luồng cắt nhau không phải là va chạm — va chạm thì hiếm. Hậu quả thật là mỗi lần phải né nhau là một lần đứt mạch. Người đang soạn dở một đơn, dừng lại nhường đường, quay lại và quên mất mình vừa lấy đến món thứ mấy. Sai sót phát sinh từ đó, và không ai truy được nguyên nhân vì trên giấy tờ mọi thứ đều đúng quy trình.

Vạch sơn — thứ rẻ nhất và bị bỏ qua nhiều nhất

Nói thẳng một điều mà người đã vận hành kho sẽ gật đầu ngay: lối đi không sơn vạch thì trong vòng một tuần sẽ thành chỗ để hàng.

Không phải vì nhân viên lười hay cố tình. Đó là chuyện tự nhiên. Một buổi hàng về nhiều, chưa kịp cất, đặt tạm xuống lối đi. Hôm sau đặt tiếp. Ba ngày sau lối đi rộng 1,2 mét chỉ còn 60 phân, và không ai nhớ nó từng rộng bao nhiêu.

Sơn một vạch vàng thì khác. Vạch vàng là một đường ranh giới nhìn thấy được. Đặt hàng đè lên vạch là ai đi qua cũng thấy sai, kể cả người mới vào làm hôm qua. Nó biến một quy định trong đầu thành một thứ nhìn bằng mắt.

Chi phí sơn vạch cho một kho vài trăm mét vuông rất nhỏ so với chi phí của việc lối đi bị hẹp dần trong hai năm.

Đừng bố trí cho kho hôm nay

Lỗi này gặp ở gần như mọi kho mới setup: chia hết diện tích ngay từ đầu, không chừa chỗ nào.

Ba tháng sau khách tăng sản lượng, hoặc nhận thêm một khách mới, và không còn chỗ trống nào để mở rộng. Lúc đó chỉ còn hai lựa chọn: nhét hàng vào lối đi, hoặc đảo lại toàn bộ kho trong lúc vẫn phải chạy đơn hàng ngày.

Cách phòng: khi vẽ sơ đồ, chừa sẵn một dãy trống, hoặc chừa một khu ở cuối kho chưa lắp kệ. Nhìn thì phí, nhưng đó là khoảng phí rẻ nhất bạn mua được. Kho đầy 100% ngay từ tháng đầu là kho sắp có vấn đề.

Sơ đồ không phải vẽ một lần

Đây là phần ít người nói nhất.

Tần suất xuất hàng thay đổi theo mùa. SKU chạy nhất tháng 3 không phải SKU chạy nhất tháng 11. Hàng mùa hè, hàng mùa tựu trường, hàng mùa sale, hàng mùa Tết — mỗi mùa một bộ khác nhau.

Một sơ đồ vẽ hồi tháng 3 mà đến tháng 11 vẫn giữ nguyên thì đến mùa cao điểm, đúng lúc sản lượng gấp ba, hàng bán chạy nhất lại đang nằm ở dãy xa nhất.

Nên việc xếp lại vị trí hàng nên làm định kỳ. Ba tháng một lần là hợp lý với phần lớn kho, và nhất định phải làm một lần trước mùa cao điểm ít nhất sáu tuần.

Không cần đảo cả kho. Chỉ cần lấy lại danh sách SKU theo tần suất, xem cái nào rơi ra khỏi nhóm 20% và cái nào mới lọt vào, rồi đổi chỗ đúng những cái đó. Thường chỉ vài chục ô.

Cách làm thật, không đoán

Đừng xếp theo cảm giác. Làm theo bốn bước:

Bước 1 — Xuất dữ liệu 30 ngày

Lấy toàn bộ dòng đơn hàng trong 30 ngày gần nhất từ hệ thống. Cần đúng hai cột: mã SKU, và số lần nó xuất hiện trong một đơn.

Lưu ý quan trọng: đếm số lần xuất hiện, không phải số lượng bán. Một SKU bán 1.000 cái trong 10 đơn thì nhân viên chỉ đi tới ô đó 10 lần. Một SKU bán 200 cái trong 180 đơn thì họ đi 180 lần. Cái thứ hai mới là cái cần nằm gần. Chỗ này rất nhiều người làm ngược.

Bước 2 — Xếp hạng và chia ba nhóm

Sắp giảm dần theo số lượt. Nhóm A là nhóm đầu chiếm khoảng 80% tổng số lượt. Nhóm B là nhóm tiếp theo. Nhóm C là phần đuôi dài.

Bước 3 — Gán vùng

Nhóm A vào vùng vàng: gần khu đóng gói, tầm ngang hông tới ngang vai. Nhóm B ở vòng giữa. Nhóm C ở dãy xa, tầng sát sàn hoặc tầng cao.

Bước 4 — Đổi chỗ rồi cập nhật mã vị trí

Đây là bước dễ hỏng nhất. Dời hàng mà quên cập nhật mã vị trí trên hệ thống thì hôm sau cả kho đứng hình. Đổi tới đâu cập nhật tới đó, không để dồn cuối ngày.

Một phép thử để biết sơ đồ có đúng không

Đưa mã vị trí của một SKU bất kỳ cho một người mới vào làm được ba ngày. Bấm giờ.

Nếu họ tìm ra trong vòng 30 giây mà không hỏi ai, sơ đồ và hệ thống mã vị trí của bạn đang chạy tốt.

Nếu họ phải đi hỏi, thì vấn đề không nằm ở người mới. Nó nằm ở một trong ba chỗ: sơ đồ không có logic rõ ràng, mã vị trí đặt khó hiểu, hoặc kho thiếu biển chỉ dẫn.

Phép thử này mất một phút và nói thật hơn mọi bản vẽ đẹp.

Kết

Bố trí kho không phải việc làm cho đẹp mắt. Nó là khoản đầu tư một lần, trả lãi mỗi ngày, bằng đúng số bước chân mà nhân viên không phải đi.

Và nó là thứ nhìn vào là biết ngay một kho có được vận hành nghiêm túc hay không — trước cả khi xem báo cáo.