Đối soát COD và phí vận chuyển: tiền rơi ở những chỗ không ai nhìn

Cuối tháng, tiền COD về không khớp với doanh thu trên sàn. Chênh vài trăm nghìn, có khi vài triệu. Seller nhìn bảng kê hàng nghìn dòng, thở dài rồi bỏ qua. Tháng sau lại thế. Đây là lúc việc đối soát COD và phí vận chuyển trở thành khoản tiền lớn nhất mà seller đang bỏ quên.

Đây là khoản thất thoát âm thầm nhất trong bán hàng online, và nó hoàn toàn có thể chặn được bằng một thói quen đối soát đều đặn.

5 khoản thường bị tính sai

Quy trình đối soát hàng tuần

Nếu số đơn lớn, hãy để phần ghép dữ liệu cho phần mềm. Con người chỉ nên xử lý những dòng bất thường. Trên App AFULO, đơn hàng và trạng thái được gom về một nơi, giúp việc đối soát nhanh hơn nhiều so với ghép file thủ công.

Bằng chứng cần có khi khiếu nại

• Ảnh cân hàng, thấy rõ cả mã vận đơn lẫn số cân.
• Ảnh hoặc video đóng gói đến lúc niêm phong.
• Kích thước kiện hàng thực tế.
• Thời điểm bàn giao cho hãng vận chuyển.

Không có bằng chứng, khiếu nại gần như chắc chắn bị từ chối. Có bằng chứng, phần lớn trường hợp được xử lý nhanh.

Đừng bỏ qua vì số nhỏ

Một đơn lệch vài nghìn đồng nghe không đáng. Nhưng nếu lỗi đó lặp lại trên mọi đơn của một mã hàng, suốt vài tháng, tổng số tiền sẽ lớn hơn bạn nghĩ. Vấn đề không phải một đơn, mà là lỗi mang tính hệ thống.

Bí quyết ít người nói

Hãy tập cho nhân viên đóng gói thói quen chụp một tấm ảnh thấy cả mặt cân và mã vận đơn trong cùng khung hình. Một tấm ảnh đó có giá trị hơn mọi lời giải thích khi khiếu nại phí cân nặng, và nó chỉ tốn thêm vài giây mỗi đơn.

Muốn giao cả phần vận hành và đối soát cho một đối tác? Liên hệ AFULO để được tư vấn.