FIFO hay FEFO: chọn sai là ôm hàng hết hạn

Đây là một thùng hàng thật, chụp trong kho. Trên thùng in HSD:260125-13.

Câu hỏi: hàng này hết hạn ngày nào?

Nếu đọc theo kiểu ngày–tháng–năm, đó là 26/01/2025. Nếu đọc theo kiểu năm–tháng–ngày, đó là 25/01/2026. Hai cách đọc cách nhau tròn một năm, và cùng một dãy sáu chữ số.

Chuyện này xảy ra hàng ngày trong kho. Và nó là phần khó hơn của việc quản lý hạn dùng — khó hơn cả chuyện chọn FIFO hay FEFO.

FIFO và FEFO khác nhau ở chỗ nào

FIFO — first in, first out: hàng vào kho trước thì xuất trước. Căn cứ là ngày nhập kho.

FEFO — first expired, first out: hàng hết hạn trước thì xuất trước. Căn cứ là ngày hết hạn.

Nghe thì hai cái gần như nhau, vì thường hàng vào trước cũng là hàng cũ hơn. Vấn đề nằm ở chữ “thường”.

Nhà cung cấp không phải lúc nào cũng giao hàng mới nhất. Một lô nhập tháng Ba hoàn toàn có thể được sản xuất từ trước lô nhập tháng Giêng — nhất là khi nhà cung cấp đang dọn kho của chính họ.

Lúc đó FIFO cho ra câu trả lời sai: nó bảo xuất lô A trước, trong khi lô B mới là lô sắp hết hạn. Lô B nằm lại, và tới ngày thì huỷ.

Ngày nhập kho không thay được ngày hết hạn. Đó là toàn bộ nội dung của sự khác nhau giữa hai phương pháp.

Khi nào FIFO là đủ

FIFO không sai. Nó chỉ không áp dụng được cho hàng có hạn dùng.

Với hàng không có hạn dùng — phụ kiện, đồ gia dụng, văn phòng phẩm, phần lớn hàng thời trang — FIFO là lựa chọn đúng. Mục tiêu lúc này không phải chống hết hạn, mà là chống hàng nằm lâu: tránh việc một góc kệ có món hàng nằm ba năm trong khi hàng mới cứ ra vào liên tục.

Với hàng có hạn dùng — thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, thực phẩm chức năng, một số loại hoá chất tẩy rửa — bắt buộc phải là FEFO. Không có phương án giữa.

Còn một nhóm ít ai để ý: hàng không hết hạn nhưng xuống cấp theo thời gian — pin, băng dính, cao su, keo dán, một số loại giấy in. Nhóm này nên theo FEFO với một ngày hết hạn tự đặt, tính từ ngày sản xuất.

Phần khó thật sự: đọc cho đúng ngày

Chọn FEFO là một quyết định mất năm phút. Đọc đúng ngày hết hạn mới là việc phải làm mỗi ngày, và là chỗ mất tiền.

Cùng sáu chữ số, hai cách hiểu

Quay lại tấm ảnh đầu bài. Không có cách nào nhìn vào dãy số mà biết chắc, vì cả hai cách đọc đều hợp lệ và đều được dùng trong thực tế.

Cách chặn duy nhất là chuẩn hoá ngay ở khâu nhận hàng:

• Hỏi chủ hàng hoặc nhà cung cấp định dạng ngày trước khi lô hàng về, không phải lúc đang đứng ở cửa kho.
• Ghi vào hệ thống theo một định dạng duy nhất. Em dùng yyyy-mm-dd vì nó không thể hiểu nhầm và sắp xếp đúng thứ tự khi đổ ra Excel.
• Dán nhãn nội bộ lên thùng, ghi rõ ngày đã chuẩn hoá. Từ lúc đó trở đi, cả kho đọc nhãn của mình chứ không đọc mã in gốc của nhà sản xuất.

NSX không phải HSD

Nhiều thùng chỉ in ngày sản xuất. Muốn ra hạn dùng phải cộng thêm hạn dùng của sản phẩm — mà con số đó nằm ở chủ hàng chứ không nằm trên thùng.

Nếu kho không có bảng hạn dùng theo từng mã hàng thì mọi thứ phía sau chỉ là đoán. Bảng đó phải có trước khi nhận lô đầu tiên.

Ngày trên thùng không chắc bằng ngày trên sản phẩm

Một thùng carton có thể chứa hàng của hai lô khác nhau, nhất là với hàng đã qua tay người gom. Với mã hàng có giá trị cao, nên mở thùng kiểm tra xác suất vài đơn vị thay vì tin hoàn toàn vào mã in ngoài thùng.

Ngưỡng chặn theo phần trăm hạn còn lại

Biết ngày hết hạn rồi thì vẫn còn một câu hỏi nữa: còn bao nhiêu hạn thì thôi không xuất.

Khách mua hàng thực phẩm hay mỹ phẩm mà nhận được món còn hai tuần hạn dùng sẽ trả hàng, và thường kèm một đánh giá xấu. Đơn đó không lỗ vì tiền hàng, nó lỗ vì phí chiều về cộng với uy tín.

Cách làm là đặt ngưỡng theo phần trăm hạn còn lại, không theo số ngày tuyệt đối — vì một sản phẩm hạn 6 tháng và một sản phẩm hạn 3 năm không thể dùng chung một mốc.

Các con số trên là mốc em thấy hợp lý cho hàng tiêu dùng thông thường. Chúng phải được thống nhất bằng văn bản với chủ hàng trước khi nhận lô đầu tiên, vì đây là chỗ tranh chấp gần như chắc chắn sẽ xảy ra: kho chặn không xuất thì chủ hàng mất doanh thu, kho cứ xuất thì chủ hàng ăn đánh giá xấu.

Thoả thuận trước là rẻ. Thoả thuận lúc đã có hai trăm món sắp hết hạn nằm trong kho thì không còn là thoả thuận nữa.

Chạy FEFO khi phần mềm chưa quản lý được lô

Phần mềm kho nhỏ thường chỉ đếm tổng số lượng theo mã hàng, không tách theo lô. Vẫn chạy FEFO được, bằng ba thứ ngoài phần mềm:

Tách vị trí theo lô. Mỗi lô một ô riêng, không đổ chung. Đổ chung một ô là mất luôn khả năng phân biệt — và rơi thẳng vào lỗi một ô chứa nhiều thứ.

Dán nhãn màu theo tháng hết hạn. Mỗi tháng một màu, xoay vòng. Người lấy hàng nhìn màu là biết lô nào phải ra trước, không cần đọc ngày. Đây đúng là cách đánh dấu màu trên tote áp dụng cho một việc khác.

Một danh sách ưu tiên xuất, cập nhật hàng tuần. Một tờ A4 dán ở đầu khu lấy hàng: mã nào đang phải đẩy trước. Mười dòng là đủ.

Ba thứ này không thay được phần mềm quản lý lô, nhưng chúng đủ để một kho vài trăm mét vuông không phải huỷ hàng vì quên.

Đo hai con số

Giá trị hàng phải huỷ vì hết hạn, mỗi tháng. Tính bằng tiền, không tính bằng số món — vì một lọ serum bằng ba trăm gói bánh.

Tuổi trung bình của tồn kho theo mã. Mã nào có tuổi tồn tăng đều qua các tháng là mã sắp thành vấn đề, và thường thấy trước khi hết hạn vài tháng. Kiểm kê luân phiên là lúc thu được con số này mà không phải làm thêm việc gì.

Phép thử ba mươi giây

Chọn một mã hàng có hạn dùng trong kho. Hỏi đúng một câu: lô nào của mã này sẽ được xuất tiếp theo?

Nếu người lấy hàng chỉ được ngay vào một ô và nói được hạn của lô đó, kho đang chạy FEFO thật.

Nếu câu trả lời là “lấy ở ô nào tiện tay” hoặc “lô nào còn thì lấy”, thì kho đang chạy theo tiện tay — và tiện tay luôn nghĩa là lô ở ngoài, tức là lô mới về.

Kết

FIFO hay FEFO là câu hỏi dễ: hàng có hạn dùng thì FEFO, không bàn thêm.

Câu hỏi khó nằm ở chỗ khác — ngày hết hạn có được đọc đúng và ghi đúng ngay từ lúc hàng vào cửa kho hay không. Chọn đúng phương pháp mà đọc sai ngày thì vẫn huỷ hàng như thường, chỉ khác là huỷ một cách có hệ thống.