Sáu nguyên nhân gốc của sai sót lấy hàng trong kho

Sai sót lấy hàng là loại lỗi đắt nhất trong kho. Không phải vì nó tốn nhiều tiền mỗi lần, mà vì nó đi thẳng tới tay khách. Một món lấy nhầm là một đơn hoàn, một lần đánh giá xấu, và thường là một khách không quay lại.

Phản ứng quen thuộc khi lỗi xảy ra là hỏi ai làm. Câu hỏi đó gần như không dẫn tới đâu, vì cùng một người hôm qua làm đúng hai trăm dòng.

Câu hỏi đúng là: cái gì đã cho phép lỗi này xảy ra?

Dưới đây là sáu nguyên nhân gốc, xếp theo công đoạn sinh ra chúng — không phải công đoạn phát hiện ra chúng.

Nhóm sinh ra ngay tại khâu lấy hàng

1. Lấy thừa hoặc thiếu số lượng

Đúng mã, sai số. Đơn cần 1 lấy thành 2, đơn cần 3 lấy thành 1.

Nguyên nhân không nằm ở chỗ người ta không biết đếm. Nó nằm ở chỗ số lượng bị in nhỏ hơn tên hàng trên phiếu, trong khi mắt người đọc tên trước. Đọc xong tên là tay đã với tới kệ, phần số lượng bị lướt qua.

Thêm một thói quen nữa: với hàng nhỏ và rẻ, người ta hay bốc một nắm rồi mới đếm lại. Phần lớn các lần đếm lại đó không xảy ra.

Cách chặn: in số lượng to hơn tên hàng, và bắt người lấy hàng nhập số vừa lấy thay vì bấm một nút xác nhận chung. Một thao tác gõ số, nhưng nó buộc mắt phải nhìn lại.

2. Không quét mã

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất, và cũng là nguyên nhân dễ chặn nhất.

Người làm lâu năm thuộc mặt hàng. Họ nhìn là biết, và quét mã với họ là thao tác thừa. Nên họ bỏ qua — nhất là lúc đơn dồn.

Vấn đề là trí nhớ đúng 99% vẫn có nghĩa là cứ 100 dòng sai 1 dòng. Ở sản lượng vài trăm dòng một ngày, đó là vài đơn sai mỗi ngày.

Ở AFULO, quét mã là bắt buộc ở mọi dòng lấy hàng. Không có ngoại lệ cho người làm lâu năm, không có nút bỏ qua khi hàng gấp. Nếu chưa quét thì màn hình không cho sang dòng tiếp theo.

Điều kiện để quy định này sống được: quét phải nhanh hơn nhìn. Máy quét chậm, mã bị mờ, mã dán chỗ phải lật hàng lên mới thấy — ba thứ đó sẽ giết quy định trong vòng một tuần. Muốn bắt buộc quét thì phải đầu tư vào chỗ đó trước.

3. Bị ngắt quãng giữa chừng

Đang lấy dở một lô thì có điện thoại, có người hỏi, có một đơn gấp phải chen ngang.

Quay lại, không nhớ đang ở dòng nào. Hoặc tệ hơn: nhớ nhầm là đã lấy rồi.

Đây là nguyên nhân ít được nói tới nhất, nhưng nó giải thích phần lớn những lỗi “không hiểu sao lại sai” của người làm tốt.

Cách chặn: không giao việc khác cho người đang dở một lô — để họ đóng lô rồi mới gọi. Và thiết bị phải giữ trạng thái: quay lại là thấy ngay đang dở ở dòng nào, không phải nhớ.

Nhóm sinh ra trước khi lấy hàng

Ba nguyên nhân còn lại đã có sẵn trong kho trước khi người lấy hàng cầm phiếu. Đào tạo lại người lấy hàng không chạm được vào chúng.

4. Hai SKU trông giống nhau nằm cạnh nhau

Cùng một mẫu áo, khác mỗi màu. Cùng một loại kem, khác mỗi dung tích. Hai mã đó mà để sát nhau thì kho đang tự tạo ra bẫy.

Người lấy hàng đúng ô, đúng kệ, đúng tầng — và vẫn với nhầm sang hộp bên cạnh.

Cách chặn: khi đặt mã SKU và xếp vị trí, cố tình tách hai mã dễ nhầm ra xa nhau. Chấp nhận đi thêm vài bước để đổi lấy việc không thể với nhầm. Nếu phần mềm cho phép, bật cảnh báo “hàng tương tự” trên màn hình khi quét vào nhóm đó.

5. Một ô chứa nhiều SKU

Ô A-03-02 có ba mã khác nhau nằm chung. Người lấy hàng quét đúng ô, tới đúng chỗ, rồi chọn sai một trong ba.

Lúc này mã vị trí không còn chỉ tới một món hàng duy nhất — nó chỉ tới một vùng. Mà vùng thì phải dùng mắt để chọn, và mắt thì sai.

Cách chặn: nguyên tắc một ô một mã. Khi kho chật buộc phải ghép, phải có vách ngăn cứng chứ không phải vạch kẻ hay băng dính dán sàn. Vạch kẻ không ngăn được tay.

6. Hàng nằm sai vị trí từ khâu cất

Đây là nguyên nhân khó chịu nhất, vì lỗi phát hiện ở khâu lấy hàng nhưng sinh ra ở khâu cất hàng.

Người lấy hàng làm đúng tuyệt đối mọi bước: đúng ô, quét đúng, đếm đúng. Món hàng trong ô đó mới là thứ sai.

Truy nguyên nhân kiểu này rất dễ đổ oan cho người lấy hàng, vì họ là người cuối cùng chạm vào món hàng.

Cách chặn: quét vị trí ngay lúc cất hàng, không cất theo trí nhớ. Và kiểm kê quay vòng — mỗi tuần đếm lại một phần nhỏ, ưu tiên nhóm A, thay vì đợi kiểm kê toàn kho mỗi năm một lần.

Bảng chặn lỗi

Nhìn cột chi phí sẽ thấy một điều đáng chú ý: ba trong sáu cách chặn gần như không tốn tiền. Chúng chỉ tốn một quyết định và sự kiên trì giữ quyết định đó.

Đo trước khi sửa

Đừng sửa cả sáu cùng lúc. Trong thực tế, lỗi thường dồn vào một hoặc hai nhóm, và hai nhóm đó khác nhau ở mỗi kho.

Bước 1. Chọn đơn vị đo là số lỗi trên 1.000 dòng lấy hàng, không phải trên số đơn. Đơn 5 món có nhiều cơ hội sai hơn đơn 1 món, tính theo đơn sẽ che mất điều đó.

Bước 2. Trong hai tuần, mỗi lần có lỗi thì ghi lại đúng một thứ: nó thuộc nhóm nào trong sáu nhóm trên. Một dòng trong sổ, không cần biểu mẫu.

Bước 3. Đếm. Nhóm nào chiếm nhiều nhất thì sửa nhóm đó trước, và chỉ nhóm đó. Đo lại sau hai tuần.

Cách làm này chậm hơn cảm giác, nhưng nó tránh được việc bỏ tiền vào chỗ không phải nguyên nhân chính.

Một điều về quét mã

Quét mã chặn được nguyên nhân 2 một cách trực tiếp, và chặn được phần lớn nguyên nhân 4 và 5 nếu quét đúng chỗ.

Nhưng quét ở đâu, quét mấy lần trong một chu trình thì lại là câu hỏi riêng — quét quá ít thì không chặn được gì, quét quá nhiều thì người ta bắt đầu quét cho xong. Em sẽ viết riêng về chuyện đó.

Phép thử ba mươi giây

Lấy một lỗi gần nhất của kho anh, rồi xếp nó vào một trong sáu nhóm trên.

Nếu xếp được ngay, kho đang hiểu nguyên nhân của mình.

Nếu câu trả lời là “chắc do bạn đó không cẩn thận”, thì lỗi đó sẽ còn quay lại — vì không cẩn thận không phải một nguyên nhân, nó là một cách mô tả kết quả.

Kết

Sáu nguyên nhân, và một nửa trong đó nằm ngoài tầm tay người lấy hàng.

Đó là lý do vì sao họp lại nhắc nhở nhân viên hầu như không làm tỷ lệ lỗi giảm bền. Thứ làm nó giảm là những thay đổi khiến lỗi khó xảy ra hơn: số lượng in to hơn, quét mã không có đường vòng, hai mã dễ nhầm không nằm cạnh nhau, một ô một mã.

Và trong sáu thứ đó, chỉ nên bắt đầu bằng một thứ — thứ đang chiếm nhiều lỗi nhất.