Kiểm kê luân phiên — đếm mỗi ngày một ít thay vì đóng kho đếm một lần — thì ai cũng đồng ý là nên làm.
Câu hỏi khó hơn nằm ở hai chỗ: bao lâu một vòng, và mã nào phải đếm dày hơn mã nào.
Phần lớn tài liệu trả lời bằng giá trị tồn kho. Em cho rằng có một căn cứ thực tế hơn, và nó nằm ở chỗ ít ai nghĩ tới.
Căn cứ đầu tiên: camera lưu được bao lâu
Đếm ra một sai lệch mới chỉ là một nửa việc. Nửa còn lại là truy xem nó xảy ra ở đâu — và công cụ truy mạnh nhất trong kho là camera.
Đầu ghi camera trong kho thường lưu được khoảng 90 ngày, tuỳ dung lượng ổ cứng và số kênh. Quá mốc đó, dữ liệu tự ghi đè.
Bây giờ ghép hai con số lại:
- Vòng 30 ngày. Sai lệch muộn nhất bị phát hiện sau 30 ngày. Còn khoảng 60 ngày để mở lại camera.
- Vòng 60 ngày. Còn khoảng 30 ngày. Vẫn kịp.
- Vòng 90 ngày. Phát hiện đúng lúc dữ liệu sắp bị ghi đè. Không còn dư cho việc mở file, tìm đúng giờ, xem lại.
- Vòng 6 tháng. Camera đã xoá từ lâu. Kho biết mình mất hàng, và sẽ không bao giờ biết mất ở khâu nào.
Nên 30 hoặc 60 ngày một vòng. Đó là con số có căn cứ, không phải con số cho đẹp lịch.
Việc đầu tiên cần làm không phải là lập lịch kiểm kê, mà là hỏi xem đầu ghi của kho mình lưu được bao nhiêu ngày. Con số đó khác nhau ở mỗi kho, và nó quyết định mọi thứ phía sau.
Mã nào cần vòng ngắn hơn
Câu trả lời quen thuộc là “hàng giá trị cao”. Đúng một phần, nhưng thiếu phần quan trọng hơn.
Thứ quyết định xác suất sai không phải giá trị món hàng, mà là số lần món hàng đó bị chạm vào.
Một mã bán chạy có thể bị nhập, bị lấy, bị đếm, bị trả về kệ bốn trăm lượt một tháng. Một mã đắt tiền nhưng bán chậm chỉ bị chạm hai lượt. Bốn trăm cơ hội sai so với hai — dù món thứ hai đắt gấp năm mươi lần.
Cho nên thứ tự ưu tiên đếm nên xếp theo số lần chạm trước, rồi mới nhân với giá trị để phân biệt trong cùng nhóm.
Số lần chạm lấy ở đâu? Đếm số dòng xuất và nhập của từng mã trong 30 ngày gần nhất — con số này có sẵn trong mọi phần mềm, chỉ là ít ai xuất ra xem. Nó khác với phân loại ABC theo doanh số, và với mục đích kiểm kê thì nó đúng hơn.
Lịch đề xuất
| Nhóm hàng | Một vòng | Vì sao |
|---|---|---|
| Nhóm chạm nhiều nhất | 14 – 30 ngày | Mỗi lượt chạm là một cơ hội sai. Nhóm này chạm gấp hàng chục lần nhóm dưới |
| Nhóm chạm trung bình | 30 – 60 ngày | Vẫn nằm gọn trong thời gian camera còn lưu |
| Nhóm chạm ít | 60 – 90 ngày | Đếm dày hơn là tiêu công vào chỗ ít rủi ro |
| Hàng giá trị cao | 7 – 14 ngày | Lệch một món đã đủ đau, không cần đợi đủ vòng |
| Hàng có hạn dùng | Theo nhóm, cộng một lần trước mốc cảnh báo hạn | Đếm ở đây còn để bắt lô sắp hết hạn, không chỉ để bắt lệch |
Hàng giá trị cao tách riêng vì lý do khác hẳn: không phải xác suất sai cao, mà là hậu quả mỗi lần sai lớn. Hai thứ đó nên được xử lý bằng hai lịch khác nhau.
Chia khối lượng ra từng ngày
Một phép tính, làm một lần rồi dán lên tường:
Số vị trí phải đếm mỗi ngày = tổng số vị trí ÷ số ngày làm việc trong một vòng.
Ví dụ kho có 1.200 vị trí, chọn vòng 60 ngày, một tháng làm 26 ngày — tức khoảng 52 ngày công mỗi vòng:
1.200 ÷ 52 ≈ 23 vị trí mỗi ngày.
Hai mươi ba vị trí là khoảng ba mươi phút của một người. Đặt nó vào đầu ca, trước khi đơn bắt đầu đổ về — lúc đó kho đứng yên nhất và số đếm được là số sạch nhất.
Nếu con số tính ra vượt quá một tiếng mỗi ngày, đừng tăng người. Hãy xem lại: có thể vòng đang đặt quá ngắn cho nhóm chạm ít.
Đếm theo vị trí, không theo mã hàng
Điểm này đổi hẳn hiệu quả của cả việc, và rất nhiều kho làm ngược.
Đếm theo mã hàng nghĩa là cầm danh sách mã rồi đi tìm chúng khắp kho. Một mã nằm ở ba vị trí thì phải đi ba chỗ.
Đếm theo vị trí nghĩa là cầm danh sách ô rồi đi hết một dãy, đếm mọi thứ trong từng ô.
Cách thứ hai đi ít hơn hẳn. Nhưng cái được lớn hơn nằm ở chỗ khác: đếm theo ô thì bắt được cả hàng nằm sai chỗ. Mở ô ra thấy một mã lẽ ra không thuộc ô này — đó là lỗi mà đếm theo mã không bao giờ nhìn thấy, vì danh sách không bảo người đếm mở ô đó ra.
Và hàng nằm sai vị trí lại đúng là một trong những nguyên nhân khó chịu nhất của sai sót lấy hàng.
Bốn quy tắc khi đếm
Một — đếm mù. Người đếm không được nhìn thấy số trên hệ thống. Thấy số trước thì họ xác nhận chứ không đếm, nhất là khi ô đó có ba mươi món nhỏ.
Hai — lệch thì người khác đếm lại. Không phải người vừa đếm đếm lại, vì họ sẽ đếm ra đúng con số cũ. Đây là quy tắc rẻ nhất và bị bỏ qua nhiều nhất.
Ba — không sửa sổ trước khi truy. Điều chỉnh tồn kho ngay khi thấy lệch là cách chắc chắn nhất để lỗi lặp lại tháng sau. Sổ sách lúc đó đẹp, còn nguyên nhân vẫn nằm nguyên trong kho.
Bốn — truy trong 48 giờ. Camera còn đó, người còn nhớ, phiếu còn trên bàn. Sau một tuần thì cả ba thứ đều mờ đi, dù dữ liệu chưa bị xoá.
Đo bằng tỷ lệ ô khớp
Chỉ số đúng là phần trăm số ô đếm khớp với hệ thống, không phải phần trăm sai lệch trên tổng số lượng.
Lý do: hai sai lệch ngược dấu sẽ triệt tiêu nhau. Một ô thừa 10 và một ô thiếu 10 cho ra tổng lệch bằng không — trong khi kho vừa có hai lỗi.
Tỷ lệ ô khớp không nói dối kiểu đó. Nếu con số này thấp mà tổng tồn kho vẫn khớp, kho đang có hai vấn đề chứ không phải không có vấn đề nào — và đó cũng là một nguồn của lệch tồn kho trên sàn.
Phép thử ba mươi giây
Hỏi một câu: lần lệch tồn gần nhất là do đâu?
Nếu trả lời được bằng một câu cụ thể — lấy nhầm ở ô nào, ca nào, đơn nào — thì vòng kiểm kê đang đủ ngắn.
Nếu câu trả lời là “không rõ, chỉ thấy thiếu nên điều chỉnh lại”, thì kho đang đếm để sửa sổ chứ chưa đếm để tìm nguyên nhân. Hai việc đó khác nhau, và chỉ việc thứ hai làm tỷ lệ lệch giảm dần.
Kết
Chọn độ dài vòng kiểm kê không phải chuyện làm cho đẹp lịch. Nó là chuyện phát hiện ra sai lệch khi vẫn còn truy được nguyên nhân.
Camera lưu 90 ngày thì vòng phải là 30 hoặc 60. Mã bị chạm nhiều thì vòng phải ngắn hơn nữa. Còn lại chỉ là chia đều ra từng ngày và giữ kỷ luật đếm mù.
- Kiểm kê kho mà không phải đóng kho
- Vì sao tồn kho trên sàn luôn lệch với kho thật
- FIFO hay FEFO: chọn sai là ôm hàng hết hạn
- Hàng tồn chậm luân chuyển: phát hiện trước khi thành hàng chết
- Chênh lệch tồn kho: truy từ đâu và chặn bằng cái gì
- Kiểm hàng đầu vào: vì sao AFULO kiểm 100%
- Chống thất thoát trong kho: năm lớp, không phải năm hình phạt
Nhận tư vấn miễn phí