Gửi hàng vào kho của sàn hay thuê kho ngoài

Câu hỏi thường được đặt ra là: gửi hàng vào kho của sàn hay thuê một đơn vị kho bên ngoài, cái nào rẻ hơn? Đặt như vậy là đã bỏ sót phần lớn những gì thật sự khác nhau giữa hai phương án — và bỏ sót đúng những phần quyết định.

Bài khi nào nên thuê fulfillment so sánh tự làm với thuê ngoài. Bài này là một trục khác: đã quyết thuê rồi thì thuê ai.

Câu hỏi hay bị đặt sai ngay từ đầu

Theo tài liệu chương trình Shopee Xử Lý trên Học viện Shopee, cập nhật 08/05/2026, chương trình này được cung cấp bởi đối tác của Shopee, và Shopee kiểm tra, giám sát chất lượng dịch vụ. Nghĩa là kho đó cũng là một đơn vị kho vận hành theo chuẩn do sàn đặt ra.

Điều này thay đổi cách đặt câu hỏi. Không phải “sàn làm hay bên thứ ba làm”, vì cả hai phương án đều có một đơn vị kho đứng sau. Câu hỏi đúng là: bạn ký hợp đồng với ai, và đổi lấy cái gì.

Ký với sàn thì được những thứ chỉ sàn có. Ký với kho thì giữ được những thứ sàn sẽ lấy đi. Phần còn lại — nhặt, đóng, giao đúng giờ — về nguyên tắc cả hai bên đều làm được, và chênh lệch nếu có là chênh lệch giữa hai đơn vị cụ thể, không phải giữa hai mô hình.

Thứ sàn bán cho bạn không phải chỗ để hàng

Nếu chỉ cần chỗ để hàng thì không có lý do gì phải gửi vào kho của sàn. Thứ không mua được ở nơi khác là hiển thị.

Sản phẩm tham gia chương trình được gắn nhãn riêng của sàn, người mua lọc tìm được theo nhãn đó, và sản phẩm xuất hiện ở các trang chương trình riêng. Đó là một dạng ưu tiên hiển thị mà không khoản ngân sách quảng cáo nào mua trực tiếp được.

Cho nên khi so sánh, đừng đặt “phí kho của sàn” cạnh “phí kho ngoài” rồi chọn số nhỏ hơn. Phần chênh lệch đang mua một thứ khác hẳn, và thứ đó đáng giá bao nhiêu thì phụ thuộc vào việc mã hàng của bạn có cần hiển thị hay không. Mã đã nằm top tìm kiếm thì cần ít. Mã mới, ngành cạnh tranh, thì cần nhiều.

Và một khoản tiền thật: cước đơn hoàn

Đây là phần em nghĩ ít người đưa vào bảng tính, và nó lớn hơn vẻ ngoài rất nhiều.

Theo tài liệu dẫn ở trên, người bán không chịu chi phí vận chuyển cho đơn thuộc chương trình, kể cả khi phát sinh trả hàng/hoàn tiền hoặc giao không thành công. Bài đơn huỷ và đơn hoàn đã chỉ ra rằng với hàng hoàn, cước hai chiều là khoản mất lớn nhất và gần như không gỡ lại được.

Quy đổi ra con số: giả sử cước hoàn 25.000đ mỗi đơn, thì khoản tiết kiệm bình quân trên mỗi đơn bán ra là tỷ lệ hoàn nhân với 25.000đ.

• Tỷ lệ hoàn 3% — khoảng 750đ mỗi đơn. Không đáng kể.
• Tỷ lệ hoàn 15% — khoảng 3.750đ mỗi đơn.
• Tỷ lệ hoàn 25% — khoảng 6.250đ mỗi đơn, lớn hơn cả khối phí 5.700đ tính theo đơn mà bài phí sàn và chi phí vận hành đã tách ra.

Với ngành thời trang, nơi tỷ lệ đổi trả cao nhất, khoản này một mình có thể đổi chiều cả phép so sánh. Với hàng tiêu dùng hoàn 3%, nó gần như không tồn tại.

Cái phải đánh đổi: tồn bị khoá vào một kênh

Hàng đã nằm trong kho của sàn thì chỉ bán được trên sàn đó. Nhìn theo ngôn ngữ của bài đồng bộ tồn kho ba sàn, đây chính là chia cứng — và chia cứng thì luôn trả giá bằng đơn bị lỡ.

Ví dụ trong hình: 100 cái, 90 lượt khách muốn mua. Nếu 40 cái nằm trong kho sàn mà sàn đó chỉ có 25 lượt mua, thì 15 cái nằm chết trong khi kênh khác thiếu 5 đơn. Bán được 85 trên 90.

Chia cứng ở kho chung thì còn sửa được trong vài phút bằng một lần chỉnh số. Chia cứng kiểu này thì không: hàng nằm ở một kho khác, cách vài trăm ki-lô-mét, và kéo về mất vài ngày cộng chi phí vận chuyển. Quyết định gửi hàng đi là quyết định khó đảo ngược nhất trong cả bài toán này.

Sáu tiêu chí vận hành, đặt cạnh nhau

Dòng đáng chú ý nhất là dòng vị trí kho. Chương trình hiện có hai điểm ký gửi: TP.HCM và Bắc Ninh. Với shop ở hai đầu đất nước thì đó là lợi thế. Với shop miền Trung, hoặc shop lấy hàng từ một vùng xa cả hai điểm đó, mỗi lô hàng gửi đi là một chuyến vận chuyển dài trước khi bắt đầu bán.

Bốn ràng buộc phải biết trước khi đăng ký

Ràng buộc về danh mục hàng là ràng buộc loại trừ thẳng. Thực phẩm và đồ uống cần bảo quản đặc biệt — sữa, trứng, tươi sống, đông lạnh, bánh — nằm ngoài chương trình. Nghĩa là với phần lớn ngành thực phẩm tươi và mát, câu hỏi của bài này không đặt ra: chỉ còn tự làm hoặc thuê kho ngoài có điều kiện bảo quản phù hợp.

Ràng buộc về quyền truy cập tài khoản thì nhỏ về thao tác nhưng đáng chốt rõ: liên kết API được tạo một lần và tồn tại lâu dài, nên nên có một người chịu trách nhiệm và một bản ghi lại việc đã cấp quyền cho ai, lúc nào.

Quyết định theo từng mã, không theo cả shop

Sai lầm tốn kém nhất là quyết một lần cho cả shop. Đúng ra là quyết theo từng mã, và chỉ cần hai câu hỏi cho mỗi mã: mã này bán nhanh tới đâu, và nó bán trên mấy kênh.

Mã nóng, gần như chỉ bán trên một sàn — đây là ô duy nhất nên gửi vào kho sàn. Nó ăn trọn cả phần hiển thị lẫn phần cước hoàn, mà phần đơn mất ở kênh khác thì gần như không có.

Mã nóng nhưng bán nhiều kênh — giữ ở kho chung. Khoá tồn vào một sàn là tự tạo ra tình huống trong hình phía trên.

Mã bán chậm, dù một kênh hay nhiều kênh — giữ ở kho chung. Hàng quay vòng chậm nằm trong kho của sàn chỉ làm phí lưu kho ăn dần, trong khi phần hiển thị không cứu được một mã vốn ít người tìm.

Biến số kéo cả bảng lệch là tỷ lệ hoàn. Mã hoàn trên hai mươi phần trăm thì khoản cước tiết kiệm được có thể lớn hơn phần đơn bị mất ở kênh khác — và lúc đó ô thứ hai cũng đáng cân nhắc.

Năm câu phải trả lời trước khi gửi lô đầu tiên

Câu thứ tư là câu em nghĩ quan trọng nhất và ít được hỏi nhất: kéo hàng về mất bao lâu và tốn gì. Lúc đang hào hứng gửi lô đầu thì không ai nghĩ tới chuyện lấy hàng ra. Nhưng mã nào rồi cũng có lúc chậm lại, chiến dịch nào rồi cũng kết thúc, và lúc đó chi phí thoát ra mới hiện hình. Hỏi trước, bằng văn bản, mất mười phút.

Khi nào kho của sàn là lựa chọn đúng hơn

Viết bài này từ phía một đơn vị kho thì phần dễ là liệt kê nhược điểm của bên kia. Phần có ích hơn là nói rõ khi nào bên kia đúng.

Khi gần như toàn bộ doanh thu đến từ một sàn. Lúc đó phần tồn bị khoá không còn là thiệt hại, vì cũng không có kênh nào khác để bán. Toàn bộ phần hiển thị và phần cước hoàn thành lợi ích ròng.

Khi tỷ lệ hoàn cao và giá trị đơn thấp. Hai điều kiện này cộng lại làm khoản cước hoàn trở thành khoản lớn nhất trong bảng tính, lớn hơn mọi chênh lệch phí xử lý.

Khi shop chưa đủ quy mô để một kho ngoài nhận với giá tốt. Dưới một ngưỡng sản lượng nào đó, kho ngoài phải tính giá cao hoặc phí tối thiểu hằng tháng, và phép tính không ra. Bài bảng giá fulfillment gồm những phí gì nói kỹ về ngưỡng đó.

Khi đang chạy một chiến dịch ngắn hạn trên đúng sàn ấy. Một đợt tung sản phẩm mới, một mùa cao điểm — gửi một lô có thời hạn rồi rút, chấp nhận chi phí thoát ra như một khoản chi của chiến dịch.

Ngược lại, nếu shop đang bán trên ba kênh trở lên, có website riêng, hoặc có danh mục dài với nhiều mã quay vòng chậm, thì phần tồn bị khoá sẽ đắt hơn phần hiển thị nhận được — và lúc đó một kho chung là chỗ đúng.

Còn nếu câu trả lời là “cả hai”, thì đó không phải sự do dự. Phần lớn shop qua một quy mô nhất định đều dùng cả hai: một nhóm mã nóng một kênh nằm ở kho sàn, phần còn lại nằm ở kho chung. Điều kiện duy nhất để mô hình đó chạy được là con số tồn ở hai nơi phải về chung một chỗ — nếu không, cái tiết kiệm được ở cước hoàn sẽ mất lại ở những đơn bán vượt tồn.