Quét mã trong kho: quét ở mấy điểm là đủ

Bài trước kết luận rằng quét mã phải là bắt buộc. Câu hỏi còn lại, và là câu hỏi tốn tiền hơn: quét ở những điểm nào.

Có hai cách làm hỏng chuyện này, và cả hai đều rất phổ biến.

Quét quá ít. Cả chu trình chỉ quét một lần, thường là lúc dán tem vận đơn. Lúc đó hàng đã vào hộp rồi — quét chỉ để biết đơn đã xong, không chặn được lỗi nào.

Quét quá nhiều. Mỗi bước một lần quét, có bước hai lần. Người làm bắt đầu quét cho xong: quét liên tiếp mà không nhìn màn hình, hoặc tệ hơn, quét vào một tờ mã vạch photo sẵn dán cạnh bàn.

Cả hai đều dẫn tới cùng một kết quả: có hệ thống quét mã, mà lỗi vẫn ra tới khách.

Điểm chặn và điểm ghi nhận

Đây là phân biệt quan trọng nhất của bài.

Một lần quét chỉ có giá trị khi nó là điểm chặn: quét sai thì hệ thống không cho đi tiếp. Màn hình báo đỏ, không sang được dòng sau, không in được tem.

Nếu quét sai mà vẫn bấm tiếp được, và cái sai chỉ nằm lại trong nhật ký để hôm sau ai đó xem lại, thì đó là điểm ghi nhận. Nó có ích cho việc truy vết, nhưng nó không ngăn được đơn sai rời kho.

Rất nhiều kho tưởng mình có sáu điểm chặn, trong khi thực tế có một điểm chặn và năm điểm ghi nhận.

Ba câu hỏi cho mỗi điểm quét

Một. Điểm này chặn được lỗi cụ thể nào? Nếu không trả lời được bằng một câu, bỏ.

Hai. Lỗi đó đã bị chặn ở điểm nào khác chưa? Nếu rồi, điểm này là thừa.

Ba. Quét sai thì có bị dừng lại không? Nếu không, đây chưa phải điểm chặn — phải sửa thành chặn, hoặc bỏ.

Sáu điểm quét trong một chu trình

Ba điểm bắt buộc

Lấy hàng. Quét ô trước, quét hàng sau, rồi nhập số lượng. Quét ô xác nhận đã tới đúng chỗ; quét hàng xác nhận đúng mã — và đây là bước chặn được cả trường hợp hàng bị cất nhầm ô từ trước.

Quan trọng: phải quét ngay tại kệ, lúc tay còn đang cầm món hàng. Gom cả lô về bàn rồi mới quét thì lỗi đã xảy ra rồi, quét chỉ còn để phát hiện chứ không còn để chặn.

Đóng gói. Quét lại từng món trước khi cho vào hộp. Đây là hàng rào cuối cùng — mọi lỗi lọt qua các bước trên đều dừng ở đây hoặc không dừng ở đâu nữa.

Nhiều kho bỏ bước này vì “vừa quét lúc lấy hàng rồi”. Nhưng giữa lúc lấy và lúc đóng có một quãng: hàng đi qua xe đẩy, qua tote, qua bàn. Quãng đó đủ dài để hai đơn lẫn vào nhau.

Bàn giao vận chuyển. Quét mã vận đơn từng kiện khi giao cho tài xế. Không phải để chống lỗi lấy hàng, mà để có một mốc thời gian có bằng chứng: kiện này đã rời kho lúc mấy giờ, ai nhận. Khi khách báo không nhận được hàng, đây là thứ duy nhất phân định được trách nhiệm nằm ở kho hay ở hãng vận chuyển.

Ba điểm nên có

Nhận hàng. Quét mã và nhập số lượng lúc hàng vào. Bỏ bước này thì mọi con số tồn kho phía sau đều dựa trên một lần đếm bằng mắt.

Cất hàng. Quét ô rồi quét hàng, theo đúng thứ tự đó. Điểm này chặn nguyên nhân khó chịu nhất trong bài trước: hàng nằm sai vị trí mà người lấy hàng phải chịu.

Gắn tote với đơn. Chỉ cần khi kho có gom lô. Quét tote rồi quét đơn để buộc hai thứ với nhau — chi tiết ở bài về xe đẩy và tote.

Nếu chỉ chọn được hai điểm

Kho mới, phần mềm còn đơn giản, người thì ít. Chọn lấy hàng và đóng gói.

Lý do: quét ở khâu lấy hàng bắt lỗi sớm, lúc sửa còn rẻ — chỉ cần đặt món hàng lại lên kệ. Quét ở khâu đóng gói bắt lỗi muộn nhưng chắc, vì không còn bước nào sau nó nữa.

Một điểm sớm và một điểm cuối. Bỏ điểm sớm thì mọi lỗi dồn hết về bàn đóng gói và bàn đó thành nút thắt. Bỏ điểm cuối thì mọi lỗi lọt thẳng tới khách.

Lộ trình cho kho nhỏ

Thêm từng điểm một, mỗi điểm chạy hai tuần rồi mới thêm điểm tiếp theo. Thêm cả sáu cùng lúc là cách chắc chắn nhất để người ta bắt đầu quét cho xong.

Ba thứ giết một quy định quét mã

Quy định bắt buộc quét chỉ sống được nếu quét nhanh hơn nhìn. Ba thứ dưới đây làm điều ngược lại, và chúng giết quy định trong vòng một tuần:

• Máy quét chậm. Mỗi lần quét mất hai giây chờ, nhân với ba trăm dòng một ngày là mười phút đứng đợi. Người ta sẽ tìm cách lách.
• Mã in mờ hoặc bị nhàu. Quét ba lần không ăn thì lần thứ tư người ta gõ tay — và gõ tay thì sai.
• Mã dán chỗ phải lật hàng lên mới thấy. Lỗi này thuộc về khâu nhập hàng chứ không thuộc về người quét. Khi dán mã nội bộ, phải dán ở mặt hướng ra lối đi.

Còn một trường hợp riêng: hàng không có mã vạch sẵn — hàng lẻ, hàng tự sản xuất, hàng nhập không nhãn. Không dán mã nội bộ cho chúng thì chuỗi quét bị đứt đúng ở những món dễ nhầm nhất.

Đo tỷ lệ quét thật

Chỉ số duy nhất cần theo: bao nhiêu phần trăm số dòng thật sự được quét, thay vì được xác nhận bằng tay.

Dưới 98% nghĩa là quy định đang bị lách ở đâu đó, và chỗ bị lách thường là chỗ quét khó nhất — cũng chính là chỗ hay sai nhất.

Nhưng nếu con số là 100% suốt nhiều tuần liền thì cũng nên xem lại. Trong thực tế luôn có mã hỏng, hàng mất nhãn, máy hết pin. Một con số hoàn hảo tuyệt đối thường có nghĩa là đang có một tờ mã vạch photo sẵn dán đâu đó cạnh bàn.

Phép thử ba mươi giây

Cố tình quét sai một mã ở mỗi điểm quét trong kho.

Chỗ nào hệ thống dừng anh lại — đó là điểm chặn.

Chỗ nào vẫn bấm tiếp được — đó là điểm ghi nhận, và nó đang không bảo vệ đơn hàng nào cả.

Kết

Số điểm quét không phải càng nhiều càng tốt. Cái quyết định là mỗi điểm có chặn được một lỗi riêng hay không, và có thật sự dừng người ta lại khi sai hay không.

Ba điểm chặn thật còn hơn sáu điểm ghi nhận.