Có một nghịch lý trong kho: cả ngày ai cũng bận, không ai ngồi chơi, nhưng cuối ngày vẫn có một nhóm đơn bị trễ. Nhìn kỹ thì phần lớn là đơn chốt vào buổi trưa — quá muộn cho chuyến lấy hàng buổi sáng, và bị dồn xuống dưới đống đơn buổi chiều. Nguyên nhân gần như luôn nằm ở một thứ: giờ cut-off và cách kho sắp thứ tự xử lý đơn.
Nguyên nhân không phải do làm chậm, mà do cách sắp xếp thứ tự xử lý.
Giờ cut-off là gì?
Cut-off là giờ chốt bàn giao: mốc thời gian cuối cùng trong ngày để một đơn hàng còn kịp được hãng vận chuyển lấy đi. Mỗi hãng vận chuyển có giờ lấy hàng riêng, mỗi sàn lại có yêu cầu riêng về thời gian chuẩn bị hàng. Đơn nào qua mốc đó sẽ bị đẩy sang ngày hôm sau, và bắt đầu tính là trễ.
Việc đầu tiên mọi kho nên làm là lập một bảng giờ cut-off cho từng hãng vận chuyển và từng sàn mình đang bán, dán ngay tại khu đóng gói. Giờ này thay đổi theo tuyến và theo mùa cao điểm, nên cần xác nhận lại định kỳ với hãng vận chuyển.
Vì sao đơn vẫn trễ dù kho chạy cả ngày?
Chia sóng đơn: cách làm của kho chuyên nghiệp
Thay vì xử lý liên tục theo kiểu đơn nào về trước làm trước, kho nên chia ngày thành các sóng (wave), mỗi sóng gắn với một mốc bàn giao.
Cách này giúp khối lượng công việc trải đều trong ngày, thay vì dồn cục vào cuối giờ chiều — thời điểm nhân viên đã mệt và dễ sai sót nhất.
Nguyên tắc quan trọng nhất: ưu tiên theo thời hạn còn lại
Trong một sóng, thứ tự xử lý không dựa vào thời điểm đơn về, mà dựa vào thời hạn còn lại trước giờ cut-off. Đơn nào gần hết hạn nhất được làm trước, bất kể nó vừa về hay về từ hôm qua.
Theo thứ tự đơn về
- Đơn gấp nằm dưới đơn không gấp
- Không nhìn thấy đơn sắp hết hạn
- Cuối ngày mới phát hiện đơn trễ
Theo thời hạn còn lại
- Đơn sắp hết hạn luôn được ưu tiên
- Nhìn thấy nguy cơ trễ từ sớm
- Có thời gian xử lý đơn thiếu hàng
Kiểm tra tồn trước khi vào sóng
Một đơn thiếu hàng phát hiện lúc 16h là đơn gần như chắc chắn trễ. Vì vậy, trước mỗi sóng, hệ thống nên đối chiếu tồn kho và tách riêng những đơn có nguy cơ, để bộ phận chăm sóc khách hàng xử lý sớm. Việc này chỉ làm được khi tồn kho đủ chính xác — đọc thêm: vì sao tồn kho trên sàn luôn lệch với kho thật.
Ngày cao điểm thì sao?
- Tăng số sóng trong ngày thay vì kéo dài một sóng.
- Tách riêng đơn một sản phẩm (đơn đơn giản) để chạy nhanh theo lô.
- Chuẩn bị sẵn vật tư và combo trước ngày sale.
- Thống nhất trước với hãng vận chuyển về số chuyến lấy hàng trong ngày.
Chi tiết hơn trong bài chuẩn bị kho cho mùa sale 11.11 – 12.12.
Seller theo dõi tiến độ thế nào?
Seller không cần gọi điện hỏi kho. Trên Control tower của App AFULO, bạn nhìn thấy theo thời gian thực: bao nhiêu đơn đã đóng, bao nhiêu đơn còn chờ, và bao nhiêu đơn đang gần hết hạn bàn giao.
Bí quyết ít người nói
Hãy treo một chiếc đồng hồ đếm ngược tới giờ cut-off ngay tại khu đóng gói. Nghe rất đơn giản, nhưng khi cả đội nhìn thấy còn bao nhiêu phút thay vì mấy giờ, nhịp làm việc thay đổi rõ rệt. Điều gì đo được và nhìn thấy được thì mới cải thiện được.
Đơn của bạn đang hay bị trễ giờ bàn giao? Liên hệ AFULO để được tư vấn cách bố trí sóng xử lý đơn phù hợp với số đơn và các kênh bán của bạn.
- Bụi trong kho hàng: kẻ thù vô hình khiến seller mất đơn và nhận đánh giá 1 sao
- Nhân viên kho đi bộ 8km mỗi ngày: cách cắt một nửa quãng đường lấy hàng
- Kiểm kê kho mà không phải đóng kho: cách làm của kho chuyên nghiệp
- Batch picking cho kho dưới 500m²: gom bao nhiêu đơn một lượt
- Bàn giao ca trong kho chạy hai ca: checklist mười dòng
- Bảy chỉ số kho fulfillment nên nhìn mỗi sáng
- Chuẩn SLA của Shopee và cách kho đạt được mỗi ngày
- TikTok Shop khác Shopee ở đâu trong khâu vận hành kho
- Đơn huỷ và đơn hoàn: kho mất tiền ở bốn chỗ khác nhau
- Giao chậm là lỗi của ai: biên bản bàn giao và cách phân định
Nhận tư vấn miễn phí