Batch picking — gom nhiều đơn vào một lượt đi lấy hàng — là kỹ thuật ai làm kho cũng biết. Câu hỏi thật không phải là “có nên gom không”, mà là gom bao nhiêu đơn một lượt.
Và câu trả lời phổ biến nhất mà em nghe là: “gom càng nhiều càng tốt, đỡ phải đi lại”.
Sai. Có một điểm tối ưu, vượt qua điểm đó thì gom thêm là chậm đi.
Con số tham chiếu từ kho lớn
Ở các kho thương mại điện tử quy mô lớn tại Việt Nam, một picklist điển hình gom khoảng 10 đến 15 đơn, tương đương 30 đến 45 món.
Đó là con số đã được chạy thật ở sản lượng lớn, không phải lý thuyết. Nhưng đừng bê nguyên về kho của mình, và phần sau giải thích vì sao.
Vì sao gom nhiều hơn lại chậm đi
Gom đơn tiết kiệm được quãng đường đi. Nhưng nó sinh ra một việc mới: sau khi nhặt xong cả lô, phải chia hàng trở lại theo từng đơn.
Hai chi phí này đi ngược chiều nhau.
Gom càng nhiều thì quãng đường tiết kiệm càng lớn — nhưng mức tiết kiệm giảm dần. Đi một vòng lấy cho 5 đơn đã tiết kiệm được phần lớn quãng đường rồi; gom thêm 5 đơn nữa không tiết kiệm được gấp đôi.
Trong khi đó, công chia lại hàng thì tăng đều, thậm chí tăng nhanh hơn: càng nhiều đơn trong một lô, càng dễ chia nhầm, và mỗi lần chia nhầm là một đơn sai.
Điểm tối ưu nằm ở chỗ hai đường này cắt nhau. Với mỗi kho, chỗ cắt đó ở một vị trí khác.
Vì sao kho nhỏ phải gom ít hơn kho lớn
Đây là phần quan trọng nhất của bài.
Trong một kho rộng vài nghìn mét vuông, đi từ đầu này sang đầu kia mất vài phút. Gom 15 đơn một lượt tiết kiệm được rất nhiều thời gian đi lại — đủ lớn để bù cho công chia hàng.
Trong một kho dưới 500 mét vuông, đi hết một vòng chỉ mất vài chục giây. Quãng đường tiết kiệm được nhỏ hơn hẳn — nhưng công chia lại hàng thì y hệt, vì nó phụ thuộc vào số đơn chứ không phụ thuộc diện tích kho.
Nghĩa là ở kho nhỏ, cán cân lệch sang phía chi phí chia hàng sớm hơn nhiều. Con số tối ưu vì thế thấp hơn đáng kể — thường trong khoảng 5 đến 8 đơn thay vì 10 đến 15.
Bê nguyên con số của kho lớn về kho nhỏ là một trong những lỗi tốn kém mà nhìn bề ngoài rất giống làm đúng.
Ba giới hạn quyết định con số của anh
Giới hạn vật lý — xe đẩy chứa được mấy khay
Đơn giản nhất và cũng cứng nhất. Xe đẩy có 8 ô khay thì lô tối đa là 8 đơn. Muốn gom nhiều hơn phải đổi xe trước đã.
Giới hạn trí nhớ — một người theo được mấy đơn
Nếu nhặt xong mới chia, người nhặt phải nhớ món nào của đơn nào, hoặc phải dán nhãn từng món. Quá khoảng 8 đến 10 đơn là bắt đầu nhầm.
Giới hạn này biến mất nếu chia ngay lúc nhặt — phần dưới nói kỹ.
Giới hạn thời gian — một lô phải xong trước giờ cut-off
Lô càng lớn thì càng lâu mới ra được đơn đầu tiên. Nếu giờ cut-off đang tới gần, lô nhỏ mới là lựa chọn đúng, dù về lý thuyết lô lớn hiệu quả hơn.
Đòn bẩy lớn nhất: chia ngay lúc nhặt
Nếu chỉ nhớ một điều trong bài này, hãy nhớ điều này.
Có hai cách làm:
Nhặt xong rồi chia. Bỏ tất cả vào một thùng chung, nhặt hết rồi mang về bàn chia ra từng đơn. Đây là cách mặc định của hầu hết kho nhỏ, và là cách sinh ra nhiều lỗi nhất.
Chia ngay lúc nhặt. Xe đẩy có nhiều khay, mỗi khay là một đơn. Nhặt món nào bỏ thẳng vào khay của đơn đó. Nhặt xong là chia xong, không có bước thứ hai.
Cách thứ hai xoá bỏ hoàn toàn công chia lại hàng. Mà chính công chia lại hàng là thứ giới hạn kích thước lô. Xoá nó đi thì gom được nhiều đơn hơn mà vẫn an toàn.
Chi phí để làm? Một chiếc xe đẩy có khay chia. Đây gần như luôn là khoản đầu tư có hiệu quả nhanh nhất trong kho nhỏ.
Cơ cấu đơn hàng quyết định cách làm
Trước khi chọn con số, hãy xem đơn của mình có hình dạng thế nào. Xuất dữ liệu 30 ngày, đếm tỷ lệ đơn theo số món.
| Cơ cấu đơn hàng | Số đơn mỗi lô | Cách làm |
|---|---|---|
| Trên 70% đơn chỉ 1 món | Gom lô lớn, 15–20 đơn | Nhặt thẳng vào túi giao hàng, không cần chia lại |
| Đa số đơn 2–4 món | Gom vừa, 6–10 đơn | Xe đẩy có khay chia sẵn, chia ngay lúc nhặt |
| Đơn nhiều món, trên 5 | Gom nhỏ, 3–5 đơn | Hoặc nhặt từng đơn nếu hàng cồng kềnh |
| Lẫn lộn nhiều kiểu | Tách luồng riêng | Đơn 1 món một luồng, đơn nhiều món một luồng |
Trường hợp đơn một món đáng nói riêng. Nếu đa số đơn chỉ có một món, batch picking hiệu quả cực kỳ — vì không có bước chia lại nào cả. Mỗi món nhặt lên là một đơn hoàn chỉnh. Nhặt thẳng vào túi giao hàng đã dán tem sẵn, về tới bàn là xong.
Nhiều kho có tới 60–70% đơn một món mà vẫn nhặt từng đơn một. Đó là chỗ dễ cải thiện nhất, và gần như không tốn gì.
Khi nào không nên gom lô
- Hàng cồng kềnh — xe đẩy chứa được 2 món là hết chỗ, gom lô vô nghĩa.
- Đơn cần xử lý riêng — gói quà, in thiệp, kiểm tra thêm. Tách ra làm riêng.
- Đơn hoả tốc — phải đi ngay, không chờ đủ lô.
- Đơn trải nhiều khu quá xa nhau — nếu một đơn có món ở khu hàng lạnh và món ở khu hàng khô, tách thành hai lượt theo khu rồi ghép ở bàn đóng gói.
Cách tìm con số của riêng kho anh
Đừng tính toán trên giấy. Đo thật, trong ba bước:
Bước 1. Bắt đầu ở 6 đơn một lô. Đây là điểm xuất phát an toàn cho kho dưới 500m².
Bước 2. Đo hai con số trong một tuần: số món nhặt được mỗi giờ, và số lần chia nhầm trên 100 đơn.
Bước 3. Tuần sau tăng lên 8. Nếu số món mỗi giờ tăng mà tỷ lệ chia nhầm không tăng — tăng tiếp. Nếu tỷ lệ chia nhầm bắt đầu nhích lên, quay lại con số trước đó. Đó chính là điểm tối ưu của kho anh.
Lưu ý: phải đo cả hai con số. Chỉ đo tốc độ thì sẽ luôn thấy lô lớn hơn là tốt hơn — cho tới lúc phát hiện ra tiền đang chảy ra ở khâu đơn hoàn.
Phép thử ba mươi giây
Nhìn một người vừa nhặt xong một lô. Nếu họ đang đứng ở bàn để chia hàng ra từng đơn, thì kho đang làm theo cách tốn kém hơn.
Nếu họ đẩy xe thẳng tới bàn đóng gói và mỗi khay đã là một đơn hoàn chỉnh, thì cách làm đang đúng.
Kết
Batch picking không phải chuyện gom càng nhiều càng tốt. Nó là chuyện tìm ra điểm mà tiết kiệm đường đi vẫn còn lớn hơn chi phí chia lại hàng.
Với kho lớn, điểm đó nằm quanh 10 đến 15 đơn. Với kho dưới 500 mét vuông, nó thấp hơn nhiều — trừ khi anh chia ngay lúc nhặt, và lúc đó luật chơi đổi hẳn.
Nhận tư vấn miễn phí