Khi thiết kế khu nhận hàng trong kho fulfillment, hầu hết mọi người vẽ kỹ khu lưu trữ, vẽ kỹ khu đóng gói, rồi tới khu nhận hàng thì ghi hai chữ: “chỗ để hàng mới về”.
Dễ hiểu thôi. Nhận hàng trông như việc đơn giản nhất — xe tới, dỡ xuống, cất vào kệ. Không có gì để thiết kế.
Nhưng đây là khu vực duy nhất trong kho mà mọi sai sót đều nhân lên. Một thùng đếm thiếu ở đây sẽ thành lệch tồn kho suốt ba tháng. Một kiện hàng móp không ai ghi nhận sẽ thành đơn hoàn sau hai tuần, và lúc đó không còn bằng chứng để đòi nhà cung cấp.
Bài này nói về cách thiết kế khu nhận hàng cho đúng, và vì sao nguyên tắc đầu tiên là cửa vào không được trùng cửa ra.
Khu nhận hàng là vùng đệm, không phải lối đi
Đây là hiểu nhầm gốc rễ.
Phần lớn kho coi khu nhận hàng là chỗ hàng đi qua: xe đổ xuống, kiểm nhanh, cất lên kệ, hết. Nếu vậy thì chỉ cần một khoảng trống nhỏ cạnh cửa.
Thực tế nó là vùng đệm. Hàng về không bao giờ đúng nhịp với khả năng cất của kho. Có hôm ba xe tới cùng lúc lúc 9 giờ sáng. Có hôm không xe nào. Vùng đệm tồn tại để hấp thụ chênh lệch đó.
Vùng đệm mà quá nhỏ thì hàng tràn ra lối đi — và một khi đã tràn, nó không bao giờ lùi lại nữa.
Cần bao nhiêu diện tích
Một quy tắc thực dụng: khu nhận hàng phải chứa được lô hàng lớn nhất mà kho từng nhận trong một lần, cộng thêm lượng hàng của một ngày bình thường, mà không chạm vào lối đi.
Nghe có vẻ nhiều. Lần đầu vẽ ra ai cũng thấy phí. Nhưng hãy so với phương án còn lại: hàng tràn ra lối đi, nhân viên phải lách, xe đẩy không qua được, và mỗi ngày mất vài chục phút chỉ để dọn đường.
Nếu không đủ diện tích để làm đúng, thì thứ phải điều chỉnh không phải là khu nhận hàng — mà là lịch nhận hàng. Phần cuối bài nói kỹ chỗ này.
Vì sao cửa vào không nên là cửa ra
Ai cũng nghe câu “luồng vào và luồng ra nên tách nhau”. Lý do thường được nêu là tránh va chạm, tránh ùn tắc.
Đúng, nhưng đó không phải lý do quan trọng nhất.
Lý do thật là: khi hàng vào và hàng ra dùng chung một khoảng sàn, hàng chưa kiểm sẽ bị lẫn với hàng đã kiểm.
Và một khi đã lẫn, không ai phân biệt được nữa. Nhân viên soạn đơn nhìn thấy một thùng hàng đúng mã, đúng loại, nằm ngay cạnh khu đóng gói — họ lấy. Họ không có cách nào biết thùng đó vừa xuống xe mười phút trước và chưa ai đếm.
Hậu quả không xuất hiện ngay. Nó xuất hiện ba tuần sau, dưới dạng một con số tồn kho lệch mà không ai truy được. Và không ai truy được thật, vì trên hệ thống mọi thao tác đều hợp lệ.
Đây là loại lỗi mà quy trình viết trên giấy không chặn được. Chỉ có khoảng cách vật lý mới chặn được.
Hai kiểu luồng dùng được
Luồng chữ I — hàng vào một đầu, đi thẳng qua các khu, ra ở đầu kia. Hợp với kho dài và hẹp. Ưu điểm: không bao giờ cắt nhau. Nhược điểm: cần hai mặt tiếp giáp sân, và nhân viên phải đi xa hơn giữa hai đầu.
Luồng chữ U — vào và ra cùng một phía nhưng hai cửa khác nhau, hàng đi vòng bên trong. Hợp với kho vuông, và tiện vì cả hai cửa đều gần bãi xe, dùng chung một tổ bốc xếp được.
Nếu kho chỉ có đúng một cửa thì sao? Vẫn làm được, nhưng phải tách theo thời gian: sáng nhận hàng, chiều bàn giao vận chuyển. Kém linh hoạt hơn, nhưng vẫn hơn là để lẫn.
Bốn vùng bên trong khu nhận hàng
Phần lớn kho có đúng một vùng: chỗ để hàng mới về. Cần bốn.
1. Vùng chờ dỡ
Nơi hàng vừa xuống xe, chưa ai đụng vào. Sát cửa nhất.
2. Vùng đang kiểm
Nơi mở thùng, đếm, đối chiếu phiếu. Cần mặt bàn, cần ánh sáng đủ, cần chỗ cắm máy quét. Đây là vùng hay bị quên nhất — rất nhiều kho để nhân viên ngồi bệt dưới sàn đếm hàng.
3. Vùng đã kiểm chờ cất
Hàng đã đếm xong, đã khớp, đang chờ đưa lên kệ. Vùng này phải tách hẳn khỏi vùng 1 và 2 — vì đây chính là ranh giới giữa “chưa xác nhận” và “đã xác nhận”.
4. Vùng hàng có vấn đề
Hàng thiếu, hàng móp, hàng sai mã, hàng không có trong phiếu.
Vùng này nhỏ nhất nhưng quan trọng nhất, và gần như kho nào cũng thiếu. Không có nó thì hàng lỗi bị đặt tạm đâu đó “để xử lý sau”, rồi lẫn vào hàng tốt, rồi đi ra khỏi kho tới tay khách.
Nguyên tắc: vùng này phải nhìn thấy được từ xa — kẻ vạch màu khác, để biển to. Nếu hàng lỗi nằm khuất, nó sẽ nằm đó mãi. Cùng nguyên tắc với cách xử lý hàng hoàn và hàng chết.
Quy tắc một chiều
Hàng trong kho chỉ được đi một chiều: nhận → kiểm → cất → lấy → đóng gói → giao.
Không bao giờ đi ngược. Một kiện hàng đã cất lên kệ mà quay lại khu nhận hàng là dấu hiệu quy trình đang hỏng ở đâu đó.
Ngoại lệ duy nhất là hàng hoàn. Và chính vì là ngoại lệ, hàng hoàn nên có cửa riêng hoặc ít nhất là vùng riêng, không dùng chung với hàng nhập mới. Hai loại này trông giống nhau, nhưng một loại là hàng chưa ai đụng còn loại kia là hàng đã đi vòng qua tay khách.
Lịch nhận hàng là một quyết định về bố trí
Đây là phần ít người nghĩ tới.
Nếu tất cả nhà cung cấp đều tới trong khung 8 đến 9 giờ sáng, thì không có sơ đồ nào cứu được. Diện tích cần phải bằng tổng của tất cả các xe cộng lại, trong khi cả ngày còn lại nó bỏ trống.
Chia khung giờ nhận hàng — mỗi nhà cung cấp một khung — nhìn thì là việc của bộ phận mua hàng, nhưng thực chất nó giảm trực tiếp diện tích khu nhận hàng cần có. Cùng một sản lượng, chia đều ra cả ngày thì chỗ cần chỉ bằng một phần ba.
Nếu kho đang chật và chưa thể mở rộng, đây thường là đòn bẩy rẻ nhất: không tốn một đồng mặt bằng, chỉ cần vài cuộc gọi.
Chỉ số nên đo: thời gian từ cửa lên kệ
Gần như không kho nào ở quy mô vừa theo dõi con số này, mà nó nói rất nhiều.
Thời gian từ cửa lên kệ là khoảng cách từ lúc hàng xuống xe tới lúc hàng nằm đúng ô kệ và đã cập nhật lên hệ thống.
Chừng nào chưa cập nhật, hàng đó tồn tại trong kho nhưng không tồn tại trên hệ thống. Khách đặt mua thì sàn báo hết hàng, trong khi hàng đang nằm cách khu đóng gói mười mét.
Với kho thương mại điện tử, mục tiêu hợp lý là trong ngày — hàng về sáng thì chiều đã lên kệ và lên hệ thống. Nếu con số này thường xuyên quá 24 giờ, khu nhận hàng đang là nút thắt, và nguyên nhân thường là một trong ba: diện tích thiếu, người thiếu, hoặc hàng về dồn cục.
Một phép thử lúc bốn giờ chiều
Đứng ở khu nhận hàng lúc 4 giờ chiều và nhìn.
Nếu vẫn còn hàng của buổi sáng nằm đó, khu nhận hàng của bạn đang thiếu — thiếu diện tích, thiếu người, hoặc thiếu lịch nhận hàng chia khung.
Nếu sàn trống, mọi thứ đã lên kệ và lên hệ thống, thì khu nhận hàng đang làm đúng việc của nó: hấp thụ rồi đẩy đi hết trong ngày.
Phép thử này mất ba mươi giây và không cần báo cáo nào.
Kết
Khu nhận hàng không tạo ra doanh thu, không ai khoe nó với khách tham quan, và nó luôn là khu bị cắt diện tích đầu tiên khi kho chật.
Nhưng nó là cánh cửa duy nhất mà hàng đi vào. Mọi con số tồn kho, mọi tranh chấp với nhà cung cấp, mọi đơn giao nhầm đều bắt đầu từ chỗ này — hoặc được chặn lại ở chỗ này.
Chi phí để làm đúng chỉ là một ít diện tích và vài vạch sơn. Chi phí để làm sai thì trả dần, mỗi ngày một ít, và không bao giờ hiện lên trong bất kỳ báo cáo nào.
Nhận tư vấn miễn phí