Vì sao tồn kho trên sàn luôn lệch với kho thật? 7 nguyên nhân và cách chốt lại số đúng

Sàn báo còn 12 cái, kho đếm ra 9. Khách đặt, shop phải huỷ đơn, bị trừ điểm và mất một khách hàng. Lệch tồn kho là căn bệnh gần như shop đa kênh nào cũng mắc, và điều khó chịu nhất là nó không bao giờ tự khỏi — mỗi ngày trôi qua, sai số lại lớn thêm một chút.

Lệch tồn kho khiến seller mất gì?

• Huỷ đơn vì hết hàng: bị sàn trừ điểm, ảnh hưởng hiển thị sản phẩm.
• Bỏ lỡ doanh thu: hàng còn trong kho nhưng hệ thống báo hết nên không ai bán.
• Nhập dư: tưởng hết hàng nên nhập thêm, vốn nằm chết trên kệ.
• Mất niềm tin nội bộ: nhân viên không còn tin vào số trên hệ thống, mọi việc quay lại làm bằng tay.

7 nguyên nhân khiến tồn kho lệch

Trong 7 nguyên nhân trên, hai nguyên nhân đầu chiếm phần lớn sai số ở các shop bán đa kênh, và cả hai đều đến từ độ trễ trong quy trình chứ không phải lỗi phần mềm.

Chốt lại con số đúng: đếm mù

Muốn sửa, trước hết phải có một con số đúng để bắt đầu. Cách duy nhất đáng tin là đếm mù: người đếm không được nhìn số trên hệ thống, chỉ đếm và ghi số thực tế. Nếu để nhân viên nhìn thấy con số hệ thống trước, họ sẽ vô thức đếm cho khớp, và bạn sẽ không bao giờ phát hiện ra sai số thật.

Giữ cho tồn kho không lệch lại

1. Mọi chuyển động đều phải có chứng từ

Không có hàng nào rời kệ mà không được ghi nhận, kể cả hàng mẫu, hàng chụp ảnh, hàng tặng nhân viên.

2. Quét mã thay vì ghi tay

Quét khi nhập, quét khi lấy hàng, quét khi đóng gói. Mỗi lần quét là một lần hệ thống và thực tế được đồng bộ.

3. Xử lý hàng hoàn trong 24 giờ

Hàng hoàn để lâu vừa mất giá trị bán lại, vừa là nguồn gây lệch tồn lớn nhất.

4. Tách kho hàng lỗi

Hàng lỗi, hàng chờ xử lý phải nằm ở một vị trí riêng và một trạng thái riêng trên hệ thống, không được tính vào tồn bán được.

5. Kiểm kê xoay vòng

Mỗi ngày đếm một nhóm vị trí nhỏ thay vì đóng kho kiểm kê cuối năm. Sai số được phát hiện khi còn nhỏ.

6. Tồn đệm cho mã bán chạy

Với mã bán rất nhanh, nhiều shop giữ một lượng đệm nhỏ trên sàn để tránh oversell trong lúc đơn dồn về cùng lúc.

Đồng bộ đa kênh: gốc rễ của vấn đề

Khi bán trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, Tiki và website cùng lúc, mỗi kênh giữ một con số riêng. Nếu cập nhật bằng tay, sai số là chuyện chắc chắn xảy ra. Hệ thống quản lý đơn hàng phải là nguồn số liệu duy nhất, tự động trừ tồn và đẩy ngược lên các kênh. Đó là cách App AFULO vận hành: đơn từ mọi kênh về một chỗ, tồn kho đồng bộ theo thời gian thực.

Bí quyết ít người nói

Đừng đánh giá kho bằng con số “tỷ lệ chính xác tồn kho” chung chung. Hãy nhìn sai số tuyệt đối theo từng mã. Một kho có độ chính xác 99% nghe rất đẹp, nhưng nếu 1% sai lệch đó rơi đúng vào những mã bán chạy nhất thì thiệt hại vẫn rất lớn. Ưu tiên đếm và kiểm soát nhóm mã bán chạy trước, phần còn lại có thể thưa hơn.

Tồn kho của bạn đang lệch và không biết bắt đầu từ đâu? Liên hệ AFULO để được tư vấn quy trình chốt lại tồn kho, hoặc xem dịch vụ tư vấn setup kho nếu bạn muốn làm lại toàn bộ hệ thống.