Chiều cao kệ và tầm với: con số nhân viên chịu được cả ngày

Chiều cao kệ là thứ quyết định nhân viên kho của bạn phải cúi và với bao nhiêu lần mỗi ngày — và đó là con số mà hầu như không ai đếm.

Khi bàn về bố trí kho, người ta gần như chỉ nói theo chiều ngang: hàng chạy nhiều để gần cửa, hàng chạy ít để xa. Đúng, nhưng mới được một nửa.

Nửa còn lại là chiều dọc. Cùng một ô kệ cách khu đóng gói đúng mười mét, đặt hàng ở tầng ngang vai hay tầng sát sàn là hai chi phí hoàn toàn khác nhau.

Vùng vàng, tính bằng centimet

Tầm lấy hàng tốt nhất là khoảng từ ngang hông đến ngang vai. Với vóc dáng lao động kho phổ biến ở Việt Nam, khoảng đó rơi vào chừng 75 đến 140 centimet tính từ mặt sàn.

Trong khoảng này, người lấy hàng không cúi, không với, không cần thang, không phải đổi tư thế. Tay đưa ra là chạm tới.

Nhưng đừng lấy con số của em làm chuẩn. Hãy đo đội của chính anh. Một kho toàn nhân viên nữ cao 1m55 có vùng vàng khác hẳn một kho toàn nam cao 1m70. Cách đo đơn giản: cho vài người đứng thẳng, đánh dấu chiều cao hông và chiều cao vai lên tường, lấy khoảng giữa hai vạch trung bình.

Cái giá thật của một lần ngồi xổm

Một lần lấy hàng ở vùng vàng mất khoảng hai tới ba giây. Lấy ở tầng sát sàn — phải ngồi xuống, lấy, đứng lên — mất gấp hai tới ba lần.

Nghe thì nhỏ. Nhân lên ba trăm lượt một ngày thì thành mười tới mười lăm phút.

Nhưng mười lăm phút không phải là chi phí thật. Chi phí thật nằm ở chỗ khác.

Ngồi xổm ba trăm lần một ngày, năm ngày một tuần, thì tới giữa ca người ta mệt. Mà người mệt không chỉ làm chậm hơn — họ làm sai nhiều hơn.

Ai vận hành kho đủ lâu đều biết điều này: sai sót không rải đều trong ca. Hai tiếng cuối ca luôn là khoảng sinh ra nhiều lỗi nhất. Bố trí kệ tệ khiến khoảng đó đến sớm hơn.

Một đơn giao sai tốn tiền vận chuyển hai chiều, tiền xử lý hàng hoàn, và một lượt đánh giá xấu. So với con số đó thì mười lăm phút mỗi ngày chỉ là phần nổi.

Quy tắc trọng lượng, quan trọng hơn quy tắc tần suất

Nguyên tắc thông thường là hàng chạy nhiều để vùng vàng. Nhưng có một quy tắc được ưu tiên cao hơn:

Hàng càng nặng càng phải nằm trong vùng vàng — bất kể tần suất.

Nhấc một thùng mười ký từ tầng sát sàn là động tác cúi gập người rồi nâng — đúng tư thế dễ chấn thương lưng nhất. Nhấc thùng đó từ tầng trên vai còn tệ hơn: vừa mất thăng bằng, vừa có nguy cơ rơi vào đầu người khác.

Nếu phải chọn giữa “món này chạy nhiều” và “món này nặng”, hãy ưu tiên món nặng. Món chạy nhiều mà nhẹ, đặt hơi cao hoặc hơi thấp một chút thì chỉ chậm. Món nặng đặt sai chỗ thì có ngày mất người.

Khoảng cách giữa các tầng — chỗ đang lãng phí tiền thuê

Gần như mọi kho lắp kệ đều chia các tầng cách đều nhau. Tiện khi lắp, và sai khi dùng.

Nếu tầng nào cũng cao 45 centimet mà hàng chỉ cao 15 centimet, thì mỗi ô đang bỏ không 30 centimet không khí. Nhân với vài trăm ô, đó là một lượng thể tích rất lớn mà tháng nào cũng phải trả tiền thuê.

Cách làm đúng: chia tầng theo chiều cao thật của hàng.

• Hàng nhỏ, hộp dẹt — tầng thưa, mỗi tầng chỉ 20 tới 25 centimet, xếp được nhiều tầng hơn
• Thùng carton trung bình — 40 tới 50 centimet
• Hàng cồng kềnh — để tầng sát sàn hoặc trên pallet, không lên kệ

Hệ quả thú vị: khi chia tầng đúng theo kích thước hàng, số ô nằm trong vùng vàng tăng lên. Vì tầng thưa hơn nghĩa là trong khoảng 75 tới 140 centimet có ba tầng thay vì hai.

Độ sâu còn tệ hơn độ cao

Đây là phần ít được nhắc, mà em thấy còn ảnh hưởng nhiều hơn chiều cao.

Một ô kệ sâu quá 60 centimet buộc người lấy hàng phải chồm hẳn người vào trong. Động tác đó vừa chậm, vừa mỏi vai, vừa khiến người ta không nhìn rõ mình đang cầm cái gì — nguồn gốc của rất nhiều lần lấy nhầm.

Kệ sâu là kệ dành cho lưu trữ, không phải cho lấy hàng. Nếu buộc phải dùng kệ sâu ở khu lấy hàng, giải pháp là chia ô bằng vách ngăn hoặc dùng khay kéo ra được, để hàng luôn nằm ở phần ngoài.

Quy tắc một tay

Một phép kiểm nhanh khi thiết kế ô kệ:

Nếu lấy một món hàng ra mà phải dùng cả hai tay, hoặc phải nhấc món khác lên trước, thì ô đó đang sai.

Sai ở một trong ba chỗ: ô quá sâu, ô quá cao, hoặc hàng để quá chật. Tất cả đều sửa được — và sửa xong thì mỗi lượt lấy nhanh hơn, mỗi lượt sai ít hơn.

Cùng nguyên tắc với cách sắp xếp hàng nhỏ nhiều SKU: mỗi món một ô, lấy được bằng một tay, không phải đụng vào món khác.

Tầng trên cùng và tầng dưới cùng dùng làm gì

Tầng trên cùng dùng được, nhưng chỉ cho: hàng nhẹ, hàng rất ít lấy, hoặc hàng lưu trữ dự phòng chờ đưa xuống. Tuyệt đối không để hàng nặng. Và nếu phải bắc thang mới lấy được thì món đó không được thuộc nhóm hay lấy.

Tầng dưới cùng là tầng tệ nhất — và trớ trêu là tầng hay bị dùng sai nhất. Rất nhiều kho để hàng nặng ở tầng sát sàn vì “đặt xuống cho dễ”. Đặt xuống thì dễ thật, nhưng sau đó là hàng trăm lần nhấc lên.

Tầng sát sàn nên dành cho hàng ít lấy, hoặc hàng cồng kềnh để nguyên kiện mà mỗi lần lấy là lấy cả thùng.

Phép thử mười món

Lấy một phiếu soạn đơn bất kỳ của hôm qua. Đi theo đúng danh sách đó trong kho, và với mỗi món hãy ghi một trong ba ký hiệu:

• V — lấy được ở tầm tay, không đổi tư thế
• C — phải cúi hoặc ngồi xuống
• T — phải với lên hoặc bắc thang

Nếu trong mười món có từ ba món trở lên là C hoặc T, thì tầng kệ đang được gán sai — và gần như chắc chắn nó sai theo hướng: hàng bán chạy đang nằm ở tầng khó lấy.

Cách sửa không tốn tiền. Chỉ cần đổi chỗ vài chục ô, theo đúng phương pháp phân loại ABC theo số lượt lấy, rồi cập nhật lại mã vị trí trên hệ thống.

Kết

Chiều cao kệ là quyết định gần như không thể sửa rẻ sau này. Lắp xong một dãy kệ thì vài năm sau nó vẫn ở đó, với đúng khoảng cách tầng đã chọn từ ngày đầu.

Nhưng việc gán món nào vào tầng nào thì sửa được bất cứ lúc nào, không tốn một đồng, và là một trong những thay đổi có hiệu quả nhanh nhất trong kho.

Chỉ cần nhớ hai câu: hàng nặng vào vùng vàng, và đừng bắt ai ngồi xổm ba trăm lần một ngày.