Hàng tồn chậm luân chuyển: phát hiện trước khi thành hàng chết

Hàng chậm luân chuyển và hàng chết không phải một thứ. Giữa hai trạng thái đó có một quãng — và quãng đó là chỗ duy nhất còn xử lý được với chi phí chấp nhận được.

Vấn đề là phần lớn kho chỉ phát hiện ra vấn đề khi đã qua quãng ấy. Lúc đó câu hỏi không còn là “làm sao bán được” mà là “thanh lý với giá bao nhiêu”.

Một chỉ số không đủ để bắt hàng tồn

Hai chỉ số cần theo, và chúng bắt hai loại vấn đề khác nhau:

Số ngày bán hết tồn hiện có. Lấy tồn kho hiện tại chia cho số bán trung bình mỗi ngày. Nên tính trên 60 đến 90 ngày gần nhất chứ không phải 7 ngày, vì bảy ngày quá nhiễu — một đợt sale là đủ làm con số đẹp lên trong khi không có gì thay đổi.

Tuổi của lô cũ nhất. Lô cũ nhất của mã này đã nằm trong kho bao nhiêu ngày.

Nhìn riêng từng chỉ số thì mỗi cái đều có điểm mù. Ghép lại thì ra bốn tình huống, và mỗi tình huống cần một cách xử lý khác hẳn.

Ô dễ bỏ sót nhất: có một lô nằm đáy

Đây là ô đáng nói nhất, vì nhìn từ báo cáo bán hàng thì mã này hoàn toàn bình thường: nó bán đều, tồn không cao, số ngày bán hết tồn đẹp.

Nhưng có một lô nằm dưới đáy hoặc phía trong cùng mà không bao giờ được lấy tới, vì người lấy hàng luôn với tay vào lô ở ngoài — tức là lô mới nhất.

Đây không phải vấn đề về sức bán. Đây là vấn đề về thứ tự xuất. Giảm giá mã này là chữa sai bệnh: hàng vẫn bán tốt, chỉ là lô cũ không bao giờ ra. Thứ cần sửa là FIFO hoặc FEFO, không phải giá.

Và đây cũng là lý do kiểm kê luân phiên phải đếm theo vị trí chứ không theo mã — đếm theo mã thì không ai mở cái lô nằm dưới đáy ra.

Chi phí thật của một món hàng nằm lâu

Chi phí ai cũng thấy là tiền vốn đọng. Nhưng nó chỉ là một trong bốn, và thường không phải cái lớn nhất.

Chỗ trong kho. Món hàng nằm lâu vẫn chiếm một ô. Tệ hơn: nếu nó đã ở vị trí ngang tầm tay từ khi mới về, nó đang chiếm một trong những vị trí tốt nhất trong kho — chỗ lẽ ra thuộc về mã đang bán chạy.

Bao bì xuống cấp. Đây là chi phí bị bỏ qua nhiều nhất. Hộp nằm lâu bị bẹp góc, rách mép, bạc màu — không phải vì ai làm ẩu, mà vì mỗi lần cần lấy hàng phía sau thì nó bị đẩy sang một bên. Hàng bên trong còn nguyên, nhưng hộp thì không.

Và hàng có hộp hỏng thì khách trả về, hoặc phải đóng lại, hoặc phải bán giảm giá. Món hàng tự mất giá trị trong khi nằm yên.

Lỗi thời. Mẫu mã đổi, bao bì nhà sản xuất đổi, phiên bản mới ra. Lúc đó hàng cũ không còn cạnh tranh được với chính nó phiên bản mới.

Điểm đáng chú ý: ba trong bốn chi phí này không xuất hiện trong bất kỳ báo cáo nào. Chỉ có tiền vốn đọng là nhìn thấy được. Ba cái còn lại chỉ hiện ra vào lúc thanh lý, dưới dạng giá bán thấp hơn dự tính.

Bao lâu thì gọi là chậm

Không có một con số chung, vì vòng đời của mỗi ngành hàng khác nhau. Dưới đây là mốc khởi điểm để chỉnh lại theo dữ liệu thật của mình:

Cách tự đặt mốc cho ngành hàng của mình: lấy thời gian bán hết một lô nhập bình thường, nhân đôi. Quá con số đó là chậm. Nhân ba là ứ.

Giá của việc chờ thêm

Đây là phần khó nhất, vì nó đi ngược trực giác.

Khi thấy một mã bán chậm, phản ứng tự nhiên là chờ — biết đâu tháng sau bán được, biết đâu tới mùa. Chờ thì không phải quyết định gì, không phải giải thích với ai, không phải ghi nhận khoản lỗ nào.

Nhưng giá thu hồi được của hàng tồn giảm theo thời gian, trong khi chi phí lưu kho thì cộng dồn. Giảm giá 20% hôm nay gần như luôn rẻ hơn giảm 60% sau sáu tháng — cộng thêm sáu tháng tiền kho, sáu tháng vốn đọng, và một cái hộp đã bẹp góc.

Không quyết định cũng là một quyết định. Nó chỉ khác ở chỗ không ai phải ký vào đó.

Khi kho không sở hữu hàng

Với một kho dịch vụ, hàng là của chủ hàng. Kho không có quyền giảm giá, không có quyền thanh lý. Việc của kho là báo cáo — và báo cáo dễ trôi hơn người ta tưởng.

Một báo cáo hàng tồn chậm chạy được cần đủ ba thứ:

• Số liệu cụ thể. Mã nào, tồn bao nhiêu, nằm bao nhiêu ngày, chiếm bao nhiêu vị trí.
• Đề xuất, không chỉ cảnh báo. “Mã này nên giảm 20% hoặc gộp combo với mã đang bán chạy” — cụ thể tới mức chủ hàng chỉ cần trả lời có hoặc không.
• Hạn trả lời. Không có hạn thì email trôi, và ba tháng sau vẫn nguyên như vậy — chỉ khác là hàng đã già thêm ba tháng.

Gửi hàng tháng, mười dòng thôi. Một file bốn trăm dòng gửi đi là một file không ai mở.

Đừng để hàng chậm giữ chỗ tốt

Việc rẻ nhất có thể làm ngay, kể cả khi chưa quyết được gì về giá: dời hàng chậm ra khỏi vị trí dễ lấy.

Vị trí ngang tầm tay, gần bàn đóng gói, đầu dãy — đó là tài sản của kho, và nó nên thuộc về nhóm hàng đang chạy. Hàng chậm chuyển lên tầng cao hoặc vào trong.

Việc này không cần ai phê duyệt, không tốn tiền, và làm xong trong một buổi.

Phép thử ba mươi giây

Vào kho, chỉ vào món hàng đang nằm ở vị trí dễ lấy nhất.

Hỏi: lần gần nhất mã này được xuất là khi nào?

Nếu câu trả lời tính bằng giờ hoặc ngày, kho đang sắp đúng.

Nếu không ai nhớ nổi, thì vị trí tốt nhất trong kho đang được dùng để chứa thứ không ai mua — và điều đó đã đúng từ khá lâu rồi.

Kết

Hàng chậm luân chuyển không thành hàng chết trong một đêm. Nó đi qua một quãng dài, và trong quãng đó vẫn còn nhiều cách xử lý rẻ.

Thứ cần có là hai chỉ số theo dõi đều đặn, một mốc thời gian đã thống nhất trước, và một thói quen khó hơn cả hai thứ kia: ra quyết định trong lúc quyết định còn rẻ.