Khi nào nên dùng nhiều kho ở nhiều miền

Lập luận cho kho thứ hai nghe rất chắc: đơn miền Nam đang đi liên miền, bốn đến sáu ngày và cước cao nhất bảng. Mở một kho trong đó thì vừa nhanh hơn vừa rẻ hơn.

Cả hai vế đều đúng. Nhưng vế rẻ hơn đúng ít hơn nhiều so với mọi người tưởng, và lý do nằm ở chỗ không ai nhìn.

Khoản tiết kiệm cước không trải ra cả miền

Bảng cước của các hãng chuyển phát chia điểm đến thành bốn bậc: nội tỉnh, nội miền, cận vùng, liên miền xa. Khoảng cách giữa bậc đầu và bậc cuối là lớn — nhưng khoảng cách giữa ba bậc sau thì không.

Với một kiện 500g giao đến phường, gửi từ Hà Nội hoặc TP.HCM, một bảng giá đang công bố cho các mức: nội tỉnh 22.000đ, nội miền 30.000đ, cận vùng 30.000đ, liên miền xa 32.000đ.

Đọc kỹ bốn con số đó rồi thử chuyển một đơn từ kho Hà Nội sang kho TP.HCM:

• Đơn giao trong TP.HCM: từ liên miền xa 32.000đ xuống nội tỉnh 22.000đ. Tiết kiệm 10.000đ.
• Đơn giao các tỉnh miền Nam khác: từ 32.000đ xuống nội miền 30.000đ. Tiết kiệm 2.000đ.
• Đơn giao miền Trung: 30.000đ trước và sau. Không tiết kiệm gì, vì miền Trung là cận vùng với cả hai đầu.

Nghĩa là khoản tiết kiệm không chảy ra cả miền Nam. Nó dồn gần hết vào đúng cái tỉnh đặt kho.

Thử với một phân bố đơn minh hoạ — 20% Hà Nội, 25% miền Bắc còn lại, 15% miền Trung, 22% TP.HCM, 18% miền Nam còn lại — bình quân toàn bộ đơn tiết kiệm được 2.560đ mỗi đơn. Trong đó 2.200đ đến từ riêng TP.HCM, tức 86%.

Hệ quả cho người ra quyết định: con số cần biết không phải “bao nhiêu phần trăm đơn đi miền Nam” mà “bao nhiêu phần trăm đơn giao trong chính tỉnh định đặt kho”. Hai con số đó chênh nhau rất xa, và người ta hay lấy nhầm con số thứ nhất.

Bảng cước theo vùng, để tự thay số

Ba lưu ý khi dùng bảng này. Giao đến xã làm mọi khoảng chênh rộng ra: nội tỉnh 30.000đ so với liên miền 40.000đ, và chậm thêm một ngày — bài giao hàng tỉnh và vùng sâu nói riêng về nhóm này. Phụ phí xăng dầu tính theo phần trăm cước nên nó phóng đại mọi khoảng chênh thêm khoảng một phần mười. Và cân nặng: bảng trên là 500g; hàng nặng hơn thì mỗi nửa ký tăng thêm 2.500đ ở bậc gần và 5.000đ ở bậc xa, nên khoảng chênh giữa hai bậc nới rộng theo cân nặng.

Phép tính này vừa đổi, vì ranh giới tỉnh vừa đổi

Từ 1/7/2025 cả nước còn 34 tỉnh thành. TP.HCM sáp nhập với Bình Dương và Bà Rịa – Vũng Tàu, dân số đi từ khoảng 9,5 triệu lên khoảng 14 triệu — địa phương duy nhất vượt mười triệu dân.

Với bài toán kho, đó không phải tin hành chính mà là tin về giá cước. Vùng được tính nội tỉnh của một kho đặt tại TP.HCM vừa nở ra bao trùm cả Thủ Dầu Một, Dĩ An, Thuận An, Vũng Tàu — những nơi trước đây tính là nội miền. Mỗi đơn chuyển từ bậc nội miền xuống bậc nội tỉnh là 8.000đ, và số đơn như vậy vừa tăng vọt sau một đêm.

Điều ngược lại cũng đúng và ít người để ý: một shop từng tính toán và kết luận “chưa đủ để mở kho trong Nam” từ năm 2024 thì phép tính đó đã cũ. Nên tính lại bằng ranh giới mới.

Thời gian thì khác: nó trải ra cả miền

Nếu khoản tiết kiệm cước dồn vào một tỉnh, thì khoản rút ngắn thời gian lại không.

Đơn từ kho Hà Nội vào miền Nam mất 4–6 ngày. Từ kho TP.HCM, cũng đơn đó: trong thành phố còn 1–3 ngày, các tỉnh miền Nam khác còn 2–4 ngày. Nghĩa là toàn bộ đơn miền Nam nhanh lên khoảng hai ngày, chứ không riêng thành phố.

Hai ngày đó quy ra tiền thế nào thì tuỳ shop, và không có công thức chung. Nó hiện ra ở ba chỗ: tỷ lệ huỷ đơn trước khi nhận giảm, chỉ số giao đúng hạn của sàn tốt lên — bài chuẩn SLA Shopee nói cách đo — và vốn quay vòng nhanh hơn vì tiền thu hộ về sớm hơn hai ngày.

Nên nếu lý do mở kho là tốc độ, hãy lấy tỷ trọng đơn cả miền. Nếu lý do là cước, phải lấy tỷ trọng đơn của riêng tỉnh đó. Lẫn hai con số này là cách phổ biến nhất để ra quyết định sai.

Ba khoản chi phí, và chỉ một khoản nằm trong hợp đồng thuê

Tiền thuê và thiết bị là khoản ai cũng tính. Nó chia được theo sản lượng: kho Hà Nội nhỏ lại khi một phần đơn chuyển vào Nam.

Người phụ trách thì không chia được. Một kho 120 đơn mỗi ngày vẫn cần một người chịu trách nhiệm nhập hàng, kiểm kê và xử lý sự cố, y như kho 300 đơn. Tách một điểm thành hai điểm là cộng thêm một vị trí quản lý, không phải chia đôi vị trí đang có. Trong mô hình tính của bài này, riêng khoản đó là gần 15 triệu mỗi tháng.

Tồn kho là khoản lớn nhất và là khoản không ai tính.

Chia kho làm tăng tồn, không chỉ tăng tiền thuê

Khi hàng nằm ở một kho, mọi sản phẩm phục vụ được mọi đơn. Khi hàng nằm ở hai kho, một chiếc áo ở Hà Nội không phục vụ được đơn ở Sài Gòn.

Để giữ nguyên mức phục vụ khách, mỗi kho phải tự phòng hàng cho phần cầu của mình — và vì mỗi nửa biến động tương đối mạnh hơn cả, mỗi kho phải phòng nhiều hơn một nửa. Tỷ lệ là căn bậc hai của số kho: hai kho cần 1,41 lần tồn an toàn, ba kho cần 1,73 lần, cho cùng một mức không để khách phải chờ. Bài tồn kho an toàn nói về cách đặt mức này cho một kho.

Con số đó không nhỏ. Shop 300 đơn/ngày, 1,4 sản phẩm mỗi đơn, tồn an toàn 15 ngày bán, giá vốn 120.000đ: tồn an toàn hiện tại khoảng 756 triệu. Chia đôi sang hai kho cần thêm 313 triệu vốn nằm im trên kệ. Chi phí vốn của khoản đó, tính 18% một năm, là khoảng 4,7 triệu mỗi tháng — gần bằng một nửa tiền lương của người đóng gói thứ hai.

Và đó mới là phần tính được. Phần không tính được là hàng nằm sai kho: tháng nào cũng có mã cháy ở Nam trong khi còn đầy ở Bắc, dẫn tới điều chuyển liên kho — một khoản chi phí hoàn toàn không tồn tại khi chỉ có một kho.

Kho thứ hai không nên là bản sao của kho thứ nhất

Đến đây có một lối thoát, và nó đến từ việc nhìn kỹ xem tồn an toàn nằm ở đâu.

Lấy shop 400 mã hàng, nhóm A gồm 80 mã chiếm 80% sản lượng. Vì mức phòng hàng của một mã tăng theo căn bậc hai của sản lượng mã đó, 80 mã nhóm A và 320 mã còn lại chiếm xấp xỉ bằng nhau trong tổng tồn an toàn — dù nhóm A bán gấp bốn lần. Phần đuôi bán chậm ngốn một nửa vốn tồn để đổi lấy một phần năm số đơn. Bài phân loại ABC trong kho và bài hàng tồn chậm luân chuyển nói riêng về phần đuôi này.

Nếu kho thứ hai chỉ chứa nhóm A:

• Nó phục vụ được 80% số đơn trong vùng, nên bắt được khoảng 80% khoản tiết kiệm cước và tốc độ.
• Tồn an toàn chỉ tăng 21% thay vì 41%, vì phần đuôi vẫn nằm một chỗ.
• Kho nhỏ hơn, ít mã hơn, dễ vận hành hơn và dễ tìm người hơn.

Với shop 900 đơn/ngày trong mô hình tính của bài này, chia hết 400 mã cho lợi ích ròng khoảng 11,2 triệu mỗi tháng và chôn thêm 939 triệu vốn tồn. Chỉ chuyển nhóm A cho lợi ích ròng 20,0 triệu mỗi tháng và chôn 470 triệu. Lãi gần gấp đôi với một nửa số vốn.

Cái giá phải trả là 20% đơn miền Nam vẫn đi liên miền, nên vẫn có khách chờ bốn đến sáu ngày. Đó là cái giá đáng trả, và nếu không muốn trả thì nên biết rõ là mình đang mua phần cuối cùng ấy với giá đắt nhất.

Ngưỡng sản lượng, và vì sao nó không phải một điểm

Gộp cả ba khoản chi phí lại và so với khoản tiết kiệm, điểm hoà vốn rơi vào khoảng 500 đơn mỗi ngày với bộ giả định của bài này.

Nhưng như bài tự làm kho hay thuê ngoài đã chỉ ra, đó không phải một điểm mà là một vùng răng cưa: mỗi lần một trong hai kho phải thêm người hoặc đổi mặt bằng rộng hơn, phép tính lại đổi chiều. Con số 500 nên hiểu là “quanh năm trăm”, và nên tính lại bằng số của chính mình.

Quan trọng hơn con số đó là ba điều kiện đi kèm, và cả ba đều có thể làm nó lệch rất xa:

• Tỷ trọng đơn trong chính tỉnh đặt kho. Ví dụ của bài dùng 22%. Nếu con số thật là 12% thì ngưỡng gần như gấp đôi.
• Giá vốn mỗi sản phẩm. Hàng giá trị cao làm khoản vốn tồn tăng thêm trở thành khoản lớn nhất trong ba khoản.
• Độ dài của phần đuôi. Shop ba mươi mã chia kho gần như không tốn gì thêm về tồn; shop tám trăm mã thì tốn rất nhiều.

Bảng dấu hiệu

Một lưu ý cuối. Có một phương án thứ ba mà bài này không tính, vì nó nằm ngoài phạm vi so sánh: thuê kho ngoài ở miền thứ hai thay vì tự mở. Nó bỏ được tiền thuê cố định và bỏ được người phụ trách, nhưng không bỏ được khoản tồn an toàn tăng thêm — vì chia kho là chia hàng, dù hàng nằm trong kho của ai. Khoản 1,41 lần vẫn ở nguyên đó.