Tự làm kho hay thuê ngoài: bảng tính theo sản lượng

Câu hỏi này thường được trả lời bằng một con số: trên bao nhiêu đơn mỗi ngày thì nên tự mở kho.

Bài này tính thử con số đó, bằng giá thuê kho và mức lương Hà Nội năm 2026. Kết quả là nó không tồn tại — và điều thay thế nó hữu dụng hơn nhiều.

Một dòng cần nói trước

Bài này do một đơn vị nhận làm fulfillment viết. Xung đột lợi ích là hiển nhiên và không cần giấu.

Cách xử lý duy nhất đáng tin là bày hết ra: mọi giả định ghi rõ, mọi mức giá dẫn nguồn công khai, và bảng tính để nguyên dạng để người đọc thay số của mình vào. Như sẽ thấy ở dưới, ở hai trong bốn mức sản lượng thì tự làm rẻ hơn.

Hai khoản phải bỏ ra khỏi cả hai cột

So sánh hay bị lệch ngay từ đầu vì cộng nhầm những khoản giống nhau ở cả hai bên.

Cước vận chuyển là khoản lớn nhất trên mỗi đơn, và hãng vận chuyển vẫn tính theo cùng bảng giá dù kho do ai vận hành. Một đơn vị lớn có thể thương lượng được chiết khấu tốt hơn, nhưng đó là khoản chênh riêng, cần hỏi và đo riêng.

Vật tư đóng gói cũng vậy: thùng, xốp, băng dính đều phải mua, dù mình mua hay bên kho mua hộ rồi tính lại. Bài chi phí vật tư đóng gói trên mỗi đơn bóc riêng khoản này.

Bỏ hai khoản đó ra, còn lại đúng thứ cần so: chi phí vận hành kho. Toàn bộ bài này nói về khoản đó, và chỉ khoản đó.

Cột thuê ngoài: giá đang được công bố

Một số đơn vị tại Việt Nam công bố bảng giá. Đây là hai bảng đang có trên mạng ở thời điểm viết bài:

• Phí xử lý mỗi đơn theo bậc sản lượng: 8.000đ cho 200–1.000 đơn/tháng, 7.000đ cho 1.000–5.000, 6.000đ cho 5.000–10.000, và 5.000đ từ 10.000 đơn trở lên.
• Một bảng khác tính theo thao tác: nhập kho từ 600đ mỗi sản phẩm, xuất kho sản phẩm đầu tiên từ 3.000đ, sản phẩm tiếp theo từ 2.500đ, phí bàn giao từ 600đ mỗi đơn.
• Phí lưu kho: một bên ghi 20.000đ mỗi mét khối mỗi tháng, bên kia ghi từ 6.000đ mỗi mét khối mỗi ngày.
• Xử lý hàng hoàn: 2.000đ mỗi sản phẩm ở một bảng, 3.000đ mỗi đơn ở bảng kia.

Hai con số lưu kho chênh nhau gần mười lần. Điều đó không có nghĩa một bên đắt một bên rẻ — nó có nghĩa là một mét khối ở hai nơi không phải cùng một thứ. Để kệ hay để pallet, có điều hoà hay không, tính theo thể tích đăng ký hay theo ngày lưu thực tế: mỗi cách cho ra một con số khác hẳn. Đây là câu phải hỏi, không phải con số để chép.

Và chữ quan trọng nhất trong mọi bảng giá công bố là chữ “từ”: đó là mức sàn để mời chào, không phải báo giá đã ký. Bài giá dịch vụ fulfillment nói về cách đọc một bảng giá cho đúng.

Cột tự làm: ba khoản, và khoản lớn nhất là người

Mặt bằng. Tin cho thuê kho tại Hà Nội hiện dao động khoảng 60.000–165.000đ/m²/tháng, với cụm công nghiệp xa trung tâm ở đáy dải và mặt tiền nội thành ở đỉnh. Bài này dùng 80.000đ/m² cho kịch bản phải đi thuê.

Người. Từ 1/1/2026, lương tối thiểu Vùng I là 5.310.000đ/tháng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP. Đó là sàn pháp lý, không phải mức trả thật: thị trường cho vị trí nhân viên kho đang ở khoảng 8–12 triệu, trung bình quanh 9,7 triệu tại Hà Nội.

Khoản hay bị quên là bảo hiểm. Phần doanh nghiệp đóng là 21,5% — gồm 14% hưu trí và tử tuất, 3% ốm đau thai sản, 0,5% tai nạn lao động, 3% y tế và 1% thất nghiệp. Lương gộp 8 triệu thành 9,72 triệu chi phí thật mỗi tháng. Trả tay không đóng thì tiết kiệm đúng 21,5% đó, nhưng khoản ấy là nợ tiềm tàng chứ không phải lợi nhuận, nên bài này tính theo mức đóng đủ.

Thiết bị và phần mềm. Kệ, bàn đóng gói, xe đẩy, máy in tem, cân — khấu hao ba năm — cộng phần mềm quản lý kho và đồng bộ đơn. Hai khoản này nhỏ: ở mức 300 đơn/ngày, tiền người chiếm 48% và mặt bằng 39%, phần còn lại gộp lại chỉ 13%.

Năng suất đóng gói không có số chung

Số người cần thuê bằng sản lượng chia cho năng suất, mà tiền người là khoản lớn nhất. Nên năng suất là giả định quyết định toàn bộ kết quả — và nó không phải một con số, nó là đặc tính của nhóm hàng:

• Thời trang, hàng nhẹ đóng túi: một người làm được 700–800 đơn mỗi ngày, tức khoảng 38 giây một đơn.
• Điện tử, hàng dễ vỡ: 300–400 đơn mỗi ngày đã là nỗ lực. Khoảng 82 giây một đơn, vì phải chèn, phải kiểm, phải chụp.
• Hàng cồng kềnh: một chiếc tivi mất 15–20 phút. Cả ca tám tiếng được khoảng 27 cái.

Giữa dòng trên và dòng dưới là hai mươi tám lần. Không có bảng tính nào đúng cho cả ba.

Với hàng cồng kềnh thì cột thuê ngoài cũng đổi theo, nên so sánh phải làm lại từ đầu: bảng giá công bố ở trên tính 5.000đ mỗi đơn cộng 1đ mỗi gam vượt mốc ba ký, nghĩa là một chiếc tivi 12 ký là 14.000đ chứ không phải 5.000đ. Bài fulfillment đồ gia dụng và hàng cồng kềnh nói riêng về nhóm này.

Bảng dưới đây dùng 350 đơn/ngày/người — mức của hàng điện tử và hàng dễ vỡ. Shop thời trang nên thay bằng 750 và sẽ ra kết quả tốt hơn cho cột tự làm.

Bảng tính theo sản lượng

Bốn mức sản lượng, hai kịch bản tự làm, một kịch bản thuê ngoài. Giả định có một thủ kho từ mốc 200 đơn/ngày trở lên.

Đọc dòng cuối từ trái sang phải: thuê ngoài, tự làm, thuê ngoài, tự làm. Câu trả lời đổi chiều ba lần khi sản lượng tăng đều.

Vì sao không có một điểm hoà vốn

Lý do nằm ở hình dạng của hai đường.

Chi phí thuê ngoài gần như tỷ lệ thuận với số đơn, nên chi phí mỗi đơn là một đường gần phẳng, thỉnh thoảng tụt một bậc khi vượt mốc được giảm giá. Càng chạy nhiều càng rẻ, đều đặn.

Chi phí tự làm thì không tăng đều. Nó đứng yên một khoảng rồi nhảy một bậc: thêm thủ kho ở mốc 200 đơn, thêm người đóng gói, đổi sang mặt bằng rộng hơn. Giữa hai bậc, chi phí mỗi đơn giảm rất nhanh vì chia cho nhiều đơn hơn trên cùng mức chi phí cố định. Đến đúng bậc tiếp theo, nó bật ngược lên.

Nhưng điều đáng chú ý hơn nằm ở độ lớn của khoảng chênh, không phải ở chiều của nó.

Ở mức 50 đơn mỗi ngày, tự làm đắt hơn gấp hơn hai lần. Đó là câu trả lời dứt khoát. Nhưng từ 150 đơn trở lên, ba lần so sánh còn lại chênh nhau lần lượt 6%, 6% và 4%.

Bốn phần trăm nhỏ hơn sai số của chính các giả định. Chỉ cần ước sai diện tích kho một chút, hoặc năng suất đóng gói lệch mười phần trăm, hoặc báo giá thật khác bảng giá công bố, là con số đổi chiều. Nói cách khác: trên 150 đơn mỗi ngày, phép tính chi phí hết khả năng trả lời câu hỏi. Nó chỉ còn nói được một điều — rằng hai lựa chọn gần ngang nhau, và quyết định phải dựa vào thứ khác.

Vì sao hai cột lại gần nhau đến vậy

Bên thuê ngoài cũng trả tiền thuê, cũng trả lương, cũng đóng 21,5% bảo hiểm, lại còn phải có lãi. Nhưng họ bán được với giá gần bằng chi phí tự làm, vì chi phí cố định của mình trở thành chi phí biến đổi của họ.

Một trăm năm mươi mét vuông của mình là của riêng mình, và dùng hết công suất chừng bốn mươi phần trăm thời gian. Một trăm năm mươi mét vuông của họ phục vụ tám shop có ngày cao điểm rơi vào tám thời điểm khác nhau. Người đóng gói cũng vậy: nhân viên của mình rảnh buổi sáng và ngập buổi chiều; nhân viên của họ chuyển sang đơn của shop khác.

Hệ quả ngược lại là lập luận mạnh nhất của phía tự làm: nếu công suất của mình được lấp đầy đều — sản lượng ổn định, ít mùa vụ, người đóng gói chạy hết ca — thì lợi thế dùng chung của bên kia biến mất, và phần lãi của họ trở thành phần mình giữ lại được. Đó chính là lý do hai mức 150 và 600 đơn/ngày trong bảng nghiêng về tự làm.

Câu hỏi đúng: tiền thuê tối đa là bao nhiêu

Có một cách đặt lại câu hỏi làm mọi thứ sáng ra. Thay vì hỏi “bao nhiêu đơn thì nên tự làm”, hãy hỏi: ở sản lượng hiện tại, tiền thuê mặt bằng tối đa là bao nhiêu để tự làm vẫn rẻ hơn?

Lấy chi phí thuê ngoài trừ đi chi phí tự làm chưa tính mặt bằng, chia cho số mét vuông cần dùng. Với bộ giả định của bài này:

• 50 đơn/ngày: không có mức nào. Dù mặt bằng miễn phí hoàn toàn, tự làm vẫn đắt hơn — vì một người đóng gói ngồi không hết việc.
• 150 đơn/ngày: 91.700đ/m²/tháng.
• 300 đơn/ngày: 67.800đ/m²/tháng.
• 600 đơn/ngày: 87.450đ/m²/tháng.

Ba ngưỡng sau đều nằm trong dải giá thuê kho thật tại Hà Nội. Đó mới là kết luận dùng được: trên 150 đơn mỗi ngày, câu trả lời không phụ thuộc vào sản lượng nữa, mà phụ thuộc vào giá thuê mỗi mét vuông mà shop đang thực sự trả. Thuê được dưới ngưỡng thì tự làm thắng; thuê trên ngưỡng thì thua. Và nếu không phải trả tiền thuê — nhà mình, tầng một đang để không — thì tự làm rẻ hơn từ khoảng 70 đơn mỗi ngày trở lên.

Mẫu số sai: trung bình hay đỉnh

Mọi bảng tính ở trên dùng sản lượng trung bình. Kho thật không chạy theo trung bình.

Shop trung bình 150 đơn mỗi ngày có thể ra 600 đơn trong ngày 11/11. Bên thuê ngoài tính tiền theo số đơn thật chạy qua, nên ngày đỉnh chỉ tốn tiền đúng ngày đỉnh. Tự làm thì phải có đủ người và đủ chỗ cho ngày đó, hoặc chấp nhận đơn dồn lại — và xây nhân sự cho đỉnh thì mười một tháng còn lại trả lương cho công suất không dùng. Cách làm thật là thuê thời vụ, một bài toán quản lý chứ không phải một dòng trong bảng tính; bài nhân sự mùa cao điểm và bài chuẩn bị kho mùa sale 11/11 nói về việc đó.

Con số cần biết trước khi quyết: ngày cao nhất mười hai tháng qua chia cho ngày trung bình. Tỷ số đó càng lớn thì lợi thế của thuê ngoài càng lớn, bất kể sản lượng trung bình là bao nhiêu.

Hai khoản không nằm trong bảng nào

Vì khoảng chênh chi phí ở trên quá nhỏ để quyết, hai khoản dưới đây mới là thứ quyết.

Giờ của chủ shop. Tuyển, đào tạo, trực lúc nhân viên nghỉ, xử lý đơn sai, đi mua vật tư. Nếu khoản đó là ba giờ mỗi ngày thì một tháng là gần tám mươi giờ. Tám mươi giờ ấy nếu dùng vào tìm nguồn hàng hay chạy kênh bán thì đáng bao nhiêu — con số đó chủ shop biết, bảng tính không biết.

Rủi ro tập trung. Ở mức 150 đơn mỗi ngày, cả kho là một người. Người đó ốm ba ngày thì ba ngày không có đơn nào rời kho, và hậu quả rơi vào chỉ số giao đúng hạn của sàn chứ không rơi vào bảng lương. Đây là rủi ro đuôi chứ không phải chi phí trung bình — cùng dạng với rủi ro mất hàng trong bài chọn đơn vị vận chuyển, và cùng cách xử lý.

Ngược lại, tự làm có một khoản không ghi được thành tiền: quyền quyết định tức thì. Đổi cách đóng gói trong một buổi chiều, nhận yêu cầu lạ của một khách lớn mà không cần sửa hợp đồng. Thứ này có giá trị thật, và lớn nhất với shop còn đang thử nghiệm sản phẩm.

Sáu số cần thay, và bốn quy tắc

Bảng tính của bài này sai với mọi shop, vì nó dùng giả định của một shop không có thật. Sáu con số dưới đây là thứ cần thay vào.

Thay xong, bốn câu này dùng được ngay:

• Dưới 70 đơn mỗi ngày: thuê ngoài, kể cả khi mặt bằng miễn phí. Một người đóng gói không có đủ việc để làm, và tiền lương người đó chia cho quá ít đơn. Đây là mức duy nhất mà phép tính trả lời dứt khoát.
• Trên 150 đơn mỗi ngày: tính ngưỡng giá thuê, đừng tính điểm hoà vốn. So ngưỡng đó với giá thuê thật của mình. Mất năm phút và cho câu trả lời đúng hơn mọi con số “bao nhiêu đơn thì nên tự làm”.
• Hai cột chênh nhau dưới 10%: bỏ bảng tính xuống. Quyết bằng giờ của chủ shop và rủi ro một người nghỉ, vì chênh lệch chi phí lúc đó nhỏ hơn sai số của chính phép tính.
• Ngày đỉnh gấp hơn ba lần ngày trung bình: nghiêng về thuê ngoài, bất kể ba điều trên. Con số ba là ngưỡng kinh nghiệm, không phải kết quả của bảng tính.

Và một lưu ý cuối. Quyết định này không phải một chiều vĩnh viễn — nhưng đổi chiều thì tốn kém, vì phải chuyển hàng, chuyển dữ liệu tồn và chịu một khoảng gián đoạn. Nếu đang phân vân sát ranh giới, chi phí chuyển đổi nên được cộng vào phía đang muốn đổi sang, chứ không nên bỏ qua.